Вход в систему
Попробуйте сейчас бесплатно

10 дней бесплатного доступа к полной версии программы.

Вход в систему
Главная / Блог / Секреты мастерства / Автоматизация малого бизнеса: почему стоматология не всегда внедряет АСУ и как решить эти вопросы

Блог

Автоматизация малого бизнеса: почему стоматология не всегда внедряет АСУ и как решить эти вопросы

14 апреля 2016

2016-04-14_14-58-23

Максимально эффективное развитие бизнеса – цель любого руководителя, открывшего свое предприятие. И в современных условиях его автоматизация позволяет этого достигнуть. Обработка и управление документооборотом вручную зачастую представляется весьма сомнительным и часто – некорректным. Но небольшие стоматологические клиники и кабинеты не всегда имеют необходимые ресурсы, чтобы внедрять системы автоматизации. И эта преграда – не единственная.  

Ввод в тему

Сейчас на рынке достаточно большой выбор программ по управлению стоматологией. Они решают одну или несколько задач: ведение базы клиентов и истории посещений, учет товара и расходных материалов, расчет и начисление зарплаты, маркетинг (рассылка SMS-сообщений) и так далее. Парадокс, но программы не так уж и сильно отличаются друг от друга. Да, есть важные, но нюансы, однако ядро программы – управление бизнес-процессом – по сути, едино для большинства видов бизнеса. Поэтому программы «берут» своего клиента интуитивно понятным интерфейсом, качеством и удобством техподдержки, гибкой ценовой политикой, выстроенной системой лояльности, а также регулярными обновлениями программы и дополняемым функционалом.

Момент 1. Бюджет

Основная сложность небольших клиник – небольшой объем оборотного капитала. Кредиты под АСУ оказываются неподъемными, да и нет желания их брать, а также неясно, как рассчитывать окупаемость. Коробочные сервисы – те, что продаются в виде отдельного установочного диска с ПО, возможно, не так и велика. Но добавьте стоимость компьютеров, прокладку сетей, стоимость обучения персонала (обычно без этого не обойтись) и договор на техобслуживание. В среднем стоимость вырастает в три раза.

 

***

ЦЕЛЬ ВНЕДРЕНИЯ ЛЮБОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ – В РЕШЕНИИ КОНКРЕТНЫХ ПРОБЛЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ БИЗНЕСА

***

 

Решение. Оптимальный вариант – сервис, предлагающий не комплексное внедрение, а  автоматизацию в ее ограниченном варианте, так сказать, версию «Лайт». Также для небольших клиник спасением становятся технологии SAAS. Абонент платит за услугу автоматизации арендную (абонентскую) плату. Нет накладных расходов на ПО, на обучение,  не нужен сервер, локальные сети. Вы пользуетесь программным обеспечением как интернетом, и за весьма небольшую сумму арендуете программный продукт. А также получаете качественную техподдержку и обновления, которые в Денте, например, уже включены в стоимость сервиса. Клиент выбирает подходящий тариф, заносит информацию в программу и просто работает. Для малого бизнеса такие решения просто спасение. А в будущем, вероятно, на подобные сервисы перейдут и крупные предприятия. К слову, как показывает опыт многих компаний, установленное ПО окупается в среднем через пару лет. А вот технологии SAAS ввиду их небольшой затратности и большей гибкости окупаются максимум через полгода.

Момент 2. Время

Директор малого предприятия часто совмещает в себе множество функций, и времени вникать в принципы внедрения АСУ и обучать персонал нет. Причем зачастую на обучении экономят не столько по причине небольшого бюджета, сколько именно из-за дефицита времени. Однако без обучения программе внедрение АСУ бессмысленно, а деньги потрачены напрасно. А если у пользователя вообще мало опыта работы с программным обеспечением, то вопрос его обучения – это вопрос эффективности работы клиники в принципе. Да и без обучения программа не даст нужного результата. Только с помощью знания нюансов сервиса можно видеть полную картину работы предприятия – объем затрат, их доля от стоимости продукта, интенсивность посещения, прибыль. Не знаете нюансов – программа не даст эффект, который от нее ожидают.

Решение. Выделить время. Тем более, что для обучения в SAAS-программах его потребуется не очень много.  Сергей Бобин, руководитель интернет-сервиса «Дента»: «Цель внедрения любой информационной системы заключается в решении конкретных проблем руководителя бизнеса. Проблемы могут быть разные – кто-то хочет видеть подробную статистику о пациенте, чтобы лучше его обслужить; кто-то – навести порядок в учете товаров и материалов, чтобы снизить себестоимость оказываемых услуг; есть и другие бизнес-задачи, которые можно решить внедрением АСУ. Но чтобы это сделать, руководитель будет вынужден потратить какое-то количество собственного времени».

Момент 3. Бизнес-процессы

Суть автоматизации – возможность минимизировать усилия на выполнение повторяющихся задач. Для этого нужны стабильные показатели/данные, которые заносятся в программу. Однако если администратор записал к врачу пациента и не внес эту запись в программу, а потом ошибочно вписал на это время другого человека, мы имеем сбой в бизнес-процессе. И АСУ тут «не виноватые» :)

Причины сбоев чаще всего определяются именно «человеческим фактором». И это в том числе обслуживание врачом пациента вне кассы (что, кстати, можно вычислить, проведя инвентаризацию в Денте). Есть ситуации иного плана – клиника расширилась, стало больше сотрудников и больше бизнес-процессов. Найти ответственного порой становится сложно. Появляется так называемый «разрыв», и пока он остается, автоматизация не принесет отдачи.

Момент 4. Опыт

Если у директора клиники и его сотрудников нет опыта внедрения АСУ, велик риск ошибок в выборе программы, а также дальнейшего саботажа её сотрудниками (до сих пор бытует мнение, что автоматизация грозит сокращениями). Бывают даже ситуации, когда директор не может сориентироваться, что вообще нужно автоматизировать и зачем это необходимо. А если еще и внедрили АСУ там, где можно было этого не делать, и вновь столкнулись с тем, что улучшений нет, наступает разочарование в АСУ в принципе.

Решение. Сформулировать бизнес-проблему, которую необходимо решить с помощью внедрения АСУ. С другой стороны, IT-специалисты должны оценить, решит ли их продукт эту проблему. И если да, то нужно помочь руководителю начать пользоваться системой, а после внедрения убедиться, что проблема успешно решена.

Момент 5. Смена сотрудников

Ротация кадров – процесс, с которым сталкиваются большинство руководителей. И если сам директор клиники не хочет вникать в процесс, а перекладывает это на администратора, то после ухода администратора начинаются сложности.

Это неэффективно, тем более если учитывать, что при внедрении коробочных решений число обучающихся сотрудников лимитировано, либо за каждого платить нужно отдельно. Экономия в таких случаях пагубно сказывается на работе – особенно когда руководитель не обучался сам. В Денте в этом плане все проще – если в клинике появляется новый человек, он сразу же может обучиться в течение часа и приступать к работе. Этому способствует интуитивный интерфейс и простота освоения, а также взаимодействие с персональным менеджером.

Решение. Необходимо обучать сразу несколько сотрудников клиники. А руководителю проходить обучение просто обязательно! Только так вы сможете делиться опытом и даже значительно экономить средства. И, конечно, работайте с вашим персоналом – не ставьте их перед фактом внедрения, а затем и обучения, а вовлекайте в процесс, мотивируйте, выстраивайте систему адаптации.

Момент 6. Сбои и отсутствие договора техподдержки

Многие руководители считают, что при отсутствии договора техподдержки система может выходить из строя либо зависать. Однако с корректной программой такого случиться не может, даже при отсутствии обновлений и допуску к ней неопытных пользователей. Она может выдавать некорректный результат – да, если неумелый пользователь вводит некорректные данные. Собственно, чтобы этого не было, сотрудников и обучают. Почти все разработчики АСУ предлагают пользователям срок бесплатного технического обслуживания – у кого-то он длится 3 месяца, у кого-то – 1 год. Но приходит момент, когда пользователь остается с программой один на один. Страшного в  этом ничего нет – если система стабильна, пользователи обучены, а функционал соответствует требованиям клиники, траты на техподдержку могут быть и не нужны.

Решение. Информационная система должна быть такой, чтобы у пользователя не возникало ежедневных вопросов о том, как ею пользоваться. Другой вопрос в том, что каждый производитель программного продукта может немного по-разному смотреть на то, какой должна быть качественная тех. поддержка пользователей. У Денты, например, в абонентскую плату включена не только техподдержка, но и консультации персонального менеджера, маркетолога. 

 

 ________

 

Прочитали? Внесите свой вклад в развитие стоматологического бизнеса!
Вступайте в наши группы Вконтакте и Facebook!
Регистрируйтесь в "Денте"



Бесплатный звонок по России 8-800-500-34-59

8-800-500-34-59

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.