Вход в систему
Попробуйте сейчас бесплатно

10 дней бесплатного доступа к полной версии программы.

Вход в систему
Главная / Центр поддержки / Учет продаж / Оформление предварительной записи и визита пациента

Оформление предварительной записи и визита пациента

Когда в клинике появляется новый клиент (звонит или приходит лично), ваш администратор оформляет его визит к врачу. И здесь важны корректность и удобство занесения и отображения информации, ведь с ней в дальнейшем будет работать врач, принимая пациента.

Так, оформляя визит, администратор должен указать:

  • Контактные данные пациента
  • Имя и фамилию
  • Время визита
  • Впервые ли пришел пациент или является регулярным посетителем клиники 
  • Врача, к которому пациент записывается
  • Дополнительную информацию, если она присутствует (пожелания пациента, уточнения по приему и так далее).

Внимание. Накануне визита или за пару часов до него пациенту стоит напомнить о предстоящем визите и удостовериться, что клиент подтвердил запись.

Чем более подробной и наглядной будет информация, тем более индивидуальный подход к клиенту вы сможете обеспечить. От того, насколько грамотно оформлена предварительная запись, зависит дальнейшая лояльность пациента, а возможность занесения информации в программе обеспечивает удобство в работе и экономию времени администратора и врачей.

Оформить в «Денте» предварительную запись легко и удобно, для этого вам нужно использовать документ «Визит пациента». Все визиты пациентов отображаются в Календаре предварительной записи. 

Внимание. Начать работу с Календарем предварительной записи вы сможете только после того, как  установите график работы сотрудников.

Календарь предварительной записи выглядит так:

 Расписание

Для каждого пациента мы можем указать:

  • Имя, фамилия, отчество пациента
  • Телефон
  • Время
  • Подтвержденный/неподтвержденный визит
  • Первичный/регулярный пациент

Когда эта информация занесена, она отображается на экране в соответствующем прямоугольнике.

Также в Расписании можно делать фильтрацию по врачам – программа отображает либо всех врачей и показывает общее расписание на неделю, либо одного на выбор. 

 

 Фильтрация по врачам

Фильтрация_хирург

Также можно увидеть все оформленные в системе визиты – для этого заходим в раздел «Продажи – Визит».

Визит 

Создание новое предварительной записи и визита пациента в стоматологическую клинику

Пользователями программы могут быть три сотрудника – руководитель, администратор и врач. При оформлении визита врач, в отличие и руководителя и администратора, не может принимать оплату. Изменить доступы вы можете, зайдя в раздел «Сотрудники», а там выбрать блок «Справочники – Сотрудники». Чтобы установить доступ для врача, нужно снять галочку «Принимает оплату», чтобы установить доступ для администратора, галочку, наоборот, ставим. 

Доступ_может принимать оплату

Что же нужно сделать для формирования нового визита?

Способ 1. Кликнуть на незаполненный прямоугольник в поле Календаря предварительной записи. Этот способ мы используем, если хотим создать предварительную запись пациента.

Создать запись

Способ 2. Нажать на кнопку «Создать визит». Для этого мы переходим в раздел «Продажи – Визит» и кликаем на кнопку «Новый визит».

Новый визит

Форма нового визита выглядит так:

Форма нового визита

 

Оформление нового визита или предварительной записи – последовательность действий:

1)      Выбираем дату предварительной записи, для этого нам нужен календарь в верхней части формы:

 

Форма нового визита_дата

2)      Выбираем одного из существующих пациентов либо заносим данные нового:

Форма нового визита_клиент

Внимание. Когда вы начнете вводить в поле «Фамилия» или «Имя» любую информацию (фамилию, имя, отчество или телефон), программа подставит варианты из уже существующих в вашей базе пациентов. Вы можете выбрать одного из существующих пациентов или вести данные нового (первичного) пациента.

Когда вы выберете пациента, в правой части формы отображается подробная информация по нему – его баланс, размер скидки, количество визитов, средний чек. Если хотите внести дополнительную информацию о клиенте, задать ее можно в разделе «Примечание». Это примечание сохраняется в карточке пациента и будет отображаться при оформлении последующих визитов пациента.

Также в программе можно задать комментарий, который относится к конкретному визиту (например, «Предупредил, что будет спешить»). Эти данные сохранятся в оформляемом визите и будет виден в календаре предварительной записи.

Цвет блока в календаре предварительной записи может быть желтым – если пациент не подтвердил визит, и голубым – если подтвердил. Наконец, если пациент оплатил визит, блок меняется на зеленый.

3) Указываем услуги, которые были оказаны пациенту

Указать или увидеть список оказанных услуг можно, если кликнуть по заполненному блоку в календаре либо перейти в «Продажи – Визит» и кликнуть на номер визита.

 

Визит 55

Примечание. Если при записи точно не известен перечень манипуляций, можно указать время начала и окончания приема без оказания конкретной манипуляции.

Также есть форма «Посмотреть материалы», с помощью которой можно задать или отредактировать перечень материалов, необходимых для проведения манипуляций.  При сохранении визита материалы из данной формы списываются со склада по себестоимости.

4) Нажимаем на кнопку «Пациент пришел»

Пока вы не нажмете кнопку «Пациент пришел», визит считается предварительной записью. Таким образом, до нажатия этой кнопки сохраненный визит не засчитывается в баланс пациента и не влияет на состояние склада, зарплату врачей и остаток денег на кассе.

Если нажата кнопка «Пациент пришел», считается, что пациент был в клинике и ему оказали услугу. После нажатия кнопки «Пациент пришел» и сохранения документа, изменится баланс пациента, остаток денег в кассе, а также будет рассчитана зарплата врачам и администратору. Также после нажатия кнопки «Пациент пришел» со склада будут списаны использованные материалы.   

При необходимости нажатие кнопки «Пациент не пришел» можно отменить с помощью ссылки «Пациент не пришел».

5) Оформляем оплату визита

 

Оплатить

Завершаем оформление визита, подтверждая оплату услуги пациентом. Вы можете оформить поступление денег от пациента в одну кассу или разделить платежи на несколько касс (например, если клиент платит часть суммы наличными, а часть – по безналу). Если у клиента есть бонусная карта, вы можете завести ее в программу – для этого нажимаем на ссылку «Бонусная карта», после чего заполняем поле «Номер карты». В зависимости от номера карты пациент получает бонусные баллы/скидку. 

Номер бонусной карты

Чтобы оформить оплату, мы нажимаем на активную кнопку «Оплатить». Кнопку «Оплатить» не получится нажать (неактивна), если не выбраны вид манипуляции или шаблон визита (последний заполняется врачом, после чего передается в работу администратору).

Внимание. В случае заполнения визита врачом для его работы разработана форма «Дневник приема», доступная для сотрудников с любым доступом. Кроме того, в отличие от формы для администратора, форма для врача не содержит блока «Оплатить». Но вы всегда можете настроить права доступа под вашу клинику. 

Пройдите обучающий семинар по работе в Денте

Микульская Маргарита

Специалист отдела по работе с клиентами
«

Наш опыт показывает, что ответы на любые вопросы проще всего получить в ходе обучающего семинара с менеджером.

Просто напишите мне на адрес support@1denta.ru и мы свяжемся с вами по телефону или скайпу, для того чтобы рассказать о возможностях системы и ответить на Ваши вопросы. Семинар проводится бесплатно и занимает, как правило 30-40 минут »

Остались вопросы?

Наша служба поддержки поможет Вам!

Бесплатный звонок по России

8 (800) 500-34-59

E-mail: support@1denta.ru

По будням
с 07:00 до 16:00

По московскому времени

Персональный менеджер

Вы можете задать вопрос вашему персональному менеджеру. Его контакты указаны в вашем аккаунте в разделе «Тех. поддержка»

Бесплатный звонок по России 8-800-500-34-59

8-800-500-34-59

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.