Как начать работать

Корректно заполненная информация о клинике, базовая информация о графике сотрудников и основных справочников позволит в  дальнейшем максимально эффективно использовать все возможности сервиса. Какие же данные нам нужно заносить в «Денту»?

Нам нужно:

1. Внести информацию о стоматологической клинике
2. Настроить график работы стоматологической клиники (без этого у нас не будет корректного отображения календаря предварительной записи)
3. Заполнить в справочнике «Сотрудники» данные по вашим сотрудникам (для того, чтобы позже записывать к ним клиентов), настроить графики их работы.
4. Загрузить справочник «Сотрудники», «Услуги», «Товары», «Пациенты» и «Контрагенты» из файла MS Excel
5. Внести дополнительную информацию в раздел «Настройки клиники».

Как это сделать – давайте разбираться.

Первым делом нам нужно зайти в раздел «Настройки». Он расположен в меню слева, самая нижняя кнопка. Здесь мы заполняем информацию о клинике.

Шаг 1. Заполнение информации о стоматологической клинике

В этом блоке нам нужно внести следующую информацию о нашей стоматологической клинике:

• Наименование клиники
• Полное наименование юридического лица
• Юридический адрес
• Телефон
• ИНН (наименование и адрес юридического лица нам понадобится в печатных формах документов, которые выписываются при оказании услуг или продаже товаров пациенту-юридическому лицу — скажем, в расходной накладной).

Шаг №2. Редактируем график работы стоматологической клиники

Одно из полей, которое мы также обязательно должны заполнять, – это график работы сотрудников клиники. Без заполнения этого блока невозможно пользоваться Календарем предварительной записи.

Также, при занесении новых сотрудников клиники, для них устанавливается график работы предприятия. Позже сотрудникам можно настроить индивидуальные графики работы.

Работа в стоматологической клинике проходит в две смены. Зеленым отмечена 1 смена, синим – вторая. По умолчанию в программе значится такое время:

Первая смена 9.00-15.00, вторая смена 15.00-21.00. Смены можно настраивать в соответствии с графиком работы клиники. Также можно отдельно регулировать график в сб и вс.

Отдельное время на смену можно также настраивать на каждый день. Для этого кликаем на значок:

Также в этом разделе можно добавить ассистента для необходимых сотрудников – врачей.   

Шаг №3. Создание сотрудников

Процесс создания сотрудников клиники подробно описан в разделе «Справочник «Сотрудники». Отметим только, что для каждого сотрудника можно создать индивидуальный график работы. Для этого в Информации о клинике мы кликаем на нужного сотрудника.

Есть 4 варианта работы:

1.) Работает как организация

2.) Дни через дни

3.) По дням недели

4.) Свободный

Шаг №4. Наполнение справочника пациентов, услуг, товаров, сотрудников, контрагентов

Самый простой способ заполнить справочник – загрузить их из файла MS Excel по шаблону программы. Для этого мы должны зайти в Настройки – Загрузки из Excel. Сначала нужно выбрать справочник, затем – скачать шаблон и заполнить его. Для примера мы возьмем шаблон «Пациенты».

Когда мы скачаем и распакуем файл, увидим следующее:

После заполнения файла нужно загрузить его обратно. Новые данные подгрузятся в систему. Если возникнут какие-то сложности, система выдаст ошибку. Значит, данные в файл занесены некорректно. Нам придется править файл и загружать его заново.

Шаг №5. Вносим дополнительную информацию в раздел «Настройки клиники»

Раздел «Настройки клиники» можно править по мере работы в программе. Однако некоторые параметры стоит корректировать сразу, когда вы начнете работать с «Дентой». Во-первых, это шаг в расписании. По умолчанию, масштаб календаря стоит 20 минут.

В зависимости от длительности процедур вы можете ставить то время, которое отвечает потребностям вашей клиники.

Во-вторых, выставляем запреты и разрешения.  Здесь обращаем внимание на два блока – «Работа с документами за прошедшие периоды разрешена» и «Запретить работу с товарами и материалами, которых нет на складе». Настройка данных пунктов позволяет регулировать прозрачность бизнес-процессов. Если вы хотите запретить создание, удаление и редактирование документов, то выберите «Нет» и укажите дату, до которой работа с документами будет запрещена.