Вход в систему
Попробуйте сейчас бесплатно

10 дней бесплатного доступа к полной версии программы.

Главная / Центр поддержки / Настройки / Загрузка и выгрузка справочников из MS Excel

Загрузка и выгрузка справочников из MS Excel

Общая информация 

В Денте можно загрузить и выгрузить справочники в формате и из формата Excel. Модуль загрузки справочников из MS Excel предоставляет две возможности:

- Первоначальная загрузка информации в справочники.
- Групповое редактирование справочников – например, изменение цен услуг и товаров

Загрузить/выгрузить в/из MS Excel можно следующие справочники:

- Справочник «Пациенты»
- Справочник «Товары»
- Справочник «Сотрудники»
- Справочник «Услуги»
- Справочник «Контрагенты»

Загрузка справочников из MS Excel

Интерфейс модуля загрузки (модуль загрузки расположен в разделе «Настройки» на вкладке «Загрузка из MS Excel»):

Загрузка из Эксель

Загрузка справочника производится в 4 этапа:

- Нужно выбрать загружаемый справочник из выпадающего списка
- Необходимо скачать шаблон загружаемого справочника (ссылка «Скачать шаблон»)
- На основании загруженного шаблона вы должны подготовить файл для загрузки
- Нажать на кнопку «Загрузить файл», выбрать файл, подготовленный для загрузки, и кликнуть по ссылке «Импортировать данные из файла»
По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.

Описание шаблона справочника «Услуги»

Шаблон файла загрузки справочника выгружается в архиве и имеет два листа.

«Услуги», где задаются параметры услуг:

Эксель_услуги

 «Мастера», где для каждой услуги можно задать специалиста:

Эксель_мастера

Каждая строка листа «Услуги» соответствует одной услуге.

Данные об услугах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка). Порядок столбцов в шаблоне можно изменять. Перед загрузкой справочника «Услуги» нужно сделать следующие подготовительные действия:
- Создать перечень категорий услуг в справочнике «Услуги» (к созданным категориям будут привязываться загружаемые из MS Excel услуги)
- Заполнить справочник единиц измерения (он находится в разделе «Склад» на вкладке справочники)
- Заполнить справочник сотрудников (в случае если информация о сотрудниках, которые оказывают услуги, будет загружаться из файла MS Excel).

 Таблица листа «Услуги» содержит следующие столбцы:
«» - уникальный номер (ID) услуги в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID услуги  указан, при загрузке не будет создана новая услуга, а будет отредактирована информация об уже  существующей
«Наименование» - наименование услуги. Это поле обязательно для заполнения
«Категория» - наименование категории услуг, к которой нужно отнести создаваемую (или редактируемую) услугу. Поле является обязательным для заполнения
«Цена» - цена услуги. Поле является обязательным для заполнения
«Единица измерения»  - полное наименование единицы измерения из справочника «Единицы измерения». Это поле вы также должны  заполнить
«Продолжительность» - продолжительность услуги в формате «ЧЧ:ММ» (например, «00:40» - 40 минут, «02:00» - 2 часа, «02:30» - 3 часа 30 мин и т.д.). Поле является обязательным для заполнения
«Использовать для онлайн-записи». Доступна ли данная услуга клиентам для онлайн-записи.

Второй лист шаблона файла загрузки («Мастера») предназначен для определения перечня специалистов, которые оказывают услуги, перечисленные на листе «Услуги».

Лист «Мастера» не является обязательным для заполнения. Здесь содержатся следующие столбцы.

«ID Мастера» - уникальный номер (ID) специлиста в системе. Поле, необязательное для заполнения
«Имя», «Фамилия», «Отчество» мастера. Обязательно должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей
«ID Услуги» - уникальный номер (ID) услуги в системе. Тоже необходимо заполнить
«Услуга» - наименование услуги. В случае если заполнено поле «ID Услуги», поле «Услуга» можно не заполнять.

Когда услугу оказывают несколько специалистов, в таблице должно быть столько строк, посвященных этой услуге, сколько специалистов ее оказывают.

Описание шаблона справочника «Пациенты»

Шаблон файла загрузки справочника «Пациенты» выглядит так:

Эксель_пациенты

Каждая строка файла для загрузки справочника «Пациенты» соответствует одному пациенту. Данные о пациентах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка). Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

«» - уникальный номер (ID) пациента в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID пациента указан, при загрузке не будет создан новый клиент, а будет отредактирована информация о существующем пациенте
«Фамилия», «Имя», «Отчество» пациента – обязательным является заполнение по крайней мере одного из трех полей. Если ID клиента не указан, но в базе уже существует пациент с такими же как в загружаемом файле фамилией, именем и отчеством, то новый пациент при загрузке создан не будет, а будет отредактирован существующий
«Телефон» - основной сотовый телефон пациента. Поле не является обязательным для заполнения (информация из этого поля используется в модуле SMS-рассылок). Телефон должен содержать 10 символов (чисел). Символы в телефоне могут быть разделены пробелами или дефисами. Перед десятью символами сотового телефона могут быть указаны символы «8» или «+7»
«Дополнительный телефон» пациента. Это поле также необязательно. Дополнительный телефон может быть указан в любом формате, можно перечислить через запятую несколько телефонов
«E-mail» пациента также указывать необязательно. Здесь прописывается почта в формате «xxx@xxx.xx»
«Пол»
пациента также вписывать необязательно
«День рождения» пациента также заносим по необходимости. Значение поля должно соответствовать одному из  2 форматов – «ДД.ММ» - для указания даты рождения без года рождения или «ДД.ММ.ГГГГ» - для указания даты рождения с годом рождения
Адрес пациента (поля «Город», «Улица», «Дом», «Квартира») – все поля необязательны.

Описание шаблона справочника «Товары»

Шаблон справочника «Товары» выглядит так:

Эксель_товары

Каждая строка файла для загрузки справочника «Товары» соответствует одному товару.

Данные о товарах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка). Порядок столбцов в шаблоне можно изменять. Перед загрузкой справочника «Товары» нужно сделать следующие подготовительные действия:

- Создать перечень категорий товаров в справочнике «Товары» (к созданным категориям будут привязываться загружаемые из MS Excel товары)
- Заполнить справочник единиц измерения (он находится в разделе «Склад» на вкладке справочники).

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

«» - уникальный номер (ID) товара в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID товара указан, при загрузке не будет создан новый товар, а будет отредактирована информация о существующем товаре
«Наименование» - наименование товара. Поле заполнять обязательно
«Категория» - наименование категории товаров, к которой нужно отнести создаваемый (или редактируемый) товар. Также необходимо заполнять
«Цена» - цена продажи товара. Поле является обязательным для заполнения
«Единица измерения (продажа)»  - полное наименование единицы измерения из справочника «Единицы измерения», используемое для продажи. Вписывать данные в это поле также необходимо
«Единица измерения (списание)» - полное наименование единицы измерения, используемое при списании товара со склада
«Единица измерения» – в каких единицах происходит списание товара при оказании услуги или продаже. В программе предусмотрены такие наименования, как штука, минута, процедура, зуб, миллилитр
«Артикул» - артикул товара. Поле не является обязательным для заполнения
«Комментарий» - любое текстовое примечание о товаре. Данный блок заполнять необязательно.

Описание шаблона справочника «Сотрудники»

Шаблон справочника «Сотрудники» выглядит так:

 Эксель_сотрудники

Каждая строка файла для загрузки справочника «Сотрудник» соответствует одному сотруднику клиники.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

«» - уникальный номер, который присваивается каждому сотруднику. При увольнении сотрудника и удалении его из системы, сотрудник в списке станет невидимым. Номер присваивается автоматически
«Имя», «Фамилия», «Отчество» сотрудника. Обязательно должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей
«Должность» – указываем, какую должность занимает сотрудник. Поле заполнять необязательно
«Телефон» - основной сотовый телефон сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения, однако его нужно указывать, если вы даете сотруднику права доступа к системе. Символы в телефоне могут быть разделены пробелами или дефисами. Перед десятью символами сотового телефона могут быть указаны символы «8» или «+7»
«E-mail» сотрудника также указывать необязательно, но оно также нужно, что дать права доступа к системе. Почта прописывается в формате «xxx@xxx.xx»
«День рождения»
сотрудника также заносим по необходимости. Значение поля должно соответствовать одному из  2 форматов – «ДД.ММ» - для указания даты рождения без года рождения или «ДД.ММ.ГГГГ» - для указания даты рождения с годом рождения
«Паспорт – серия, номер, дата выдачи, кем выдан данные, ИНН» – данные сотрудника, которые также не обязательны для занесения
«Комментарий» - любое текстовое примечание о сотруднике. Данный блок вы можете не заполнять.

Описание шаблона справочника «Контрагенты»

Шаблон справочника «Контрагенты» выглядит так:

Эксель_контрагенты

Каждая строка файла для загрузки справочника «Контрагенты» соответствует одному контрагенту, с которым работает клиника.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

«» - уникальный номер, который присваивается каждому контрагенту. При удалении его из системы, контрагент в списке станет невидимым. Номер присваивается автоматически
«ИНН», «КПП» – идентификационные номера, коды из этих полей могут в дальнейшем использоваться при печати документов (скажем, при печати расходных накладных)
«Адрес» – адрес контрагента, который будет использоваться при печати документов (например, при печати расходных накладных)
«Телефон»контактный телефон контрагента
«E-mail»контактный e-mail контрагента
«Контактное лицо»ФИО контактного лица контрагента
«Комментарий»любая текстовая информация о контрагенте.

Выгрузка справочников из MS Excel

Интерфейс модуля загрузки (модуль загрузки расположен в разделе «Настройки» на вкладке «Выгрузка из MS Excel»):

 ВЫГРУЗКА

 

Файлы выгружаются в архиве и требуют дальнейшей разархивации. Файл, доступные для выгрузки, –  документы и справочники. Можно выгружать как все документы и справочники сразу, так и выборочно.

Можно выгружать справочники:

- Пациенты
- Товары
- Сотрудники
- Услуги
- Контрагенты

Можно выгружать документы::

- Приходные накладные
- Приход средств
- Расход средств
- Перемещение средств
- Начисление ЗП
- Визиты
- Перемещение товаров
- Списание товаров.

Документы можно выгружать за определенный период. Если не ставить ограничений, по умолчанию будет выгружен документ за все время работы в системе.

Пройдите обучающий семинар по работе в Денте

Микульская Маргарита

Специалист отдела по работе с клиентами
«

Наш опыт показывает, что ответы на любые вопросы проще всего получить в ходе обучающего семинара с менеджером.

Просто напишите мне на адрес support@1denta.ru и мы свяжемся с вами по телефону или скайпу, для того чтобы рассказать о возможностях системы и ответить на Ваши вопросы. Семинар проводится бесплатно и занимает, как правило 30-40 минут »

Остались вопросы?

Наша служба поддержки поможет Вам!

Бесплатный звонок по России

8 (800) 500-34-59

E-mail: support@1denta.ru

По будням
с 07:00 до 16:00

По московскому времени

Персональный менеджер

Вы можете задать вопрос вашему персональному менеджеру. Его контакты указаны в вашем аккаунте в разделе «Тех. поддержка»

Бесплатный звонок по России 8-800-500-34-59

8-800-500-34-59