Центр технической поддержки

Всё, что необходимо знать о работе в системе управления стоматологической клиникой "Дента"

Финансы

Денежные средства

Расход средств

С помощью документа «Расход средств» вы можете оформить расходование бюджета из кассы или с расчетного счета медицинской клиники. Также к нему обращаются, если нужно оформить платежи дистрибьюторам или выдачу зарплаты сотрудникам клиники.

Он может создаваться автоматически – при нажатии кнопки «Оплатить» в документе «Поступление товара». При этом в «Расходе средств» будут заполнено большинство полей, останется лишь выбрать кассу или расчетный счет, с которого оплачены средства поставщику. Либо вы сами можете создать его из раздела «Финансы» – вкладка «Документы».

2020-05-13_14-55-31

Описание полей документа:

Получатель средств – пациент (физическое лицо), контрагент или сотрудник, которому заплачены деньги. Данное поле обязательно для заполнения.
Касса или расчетный счет
 – касса или расчетный счет, с которого произведена оплата. Его вы также обязаны заполнить.
Комментарий – любое текстовое примечание о документе, которое нужно сохранить
Таблица статей расхода
. Одним документом «Расход средств» может быть оформлено расходование средств по нескольким статьям. В этом случае, в таблице нужно указать несколько статей расхода с соответствующими суммами. Изменить перечень статей расходов можно в справочнике «Статьи доходов/расходов»
Кнопка «Печать» 
- при нажатии на кнопку «Печать» формируется печатная форма «Расходный кассовый ордер», которую можно распечатать или сохранить на локальном компьютере.

Журнал документов «Расход средств»

Журнал документов «Расход средств» находится в разделе «Финансы», вам нужно нажать кнопку «Расход  средств» на вкладке «Документы».

2020-05-13_15-10-16

Журнал документов выглядит как таблица, каждая строка которой соответствует одному документу «Расход средств».

Нажав кнопку «Новый расход средств», вы сможете создать новый документ по расходу финансов из кассы или расчетного счета. При нажатии на заголовок столбца таблицы, подчеркнутый прерывистой линией, происходит сортировка документов по соответствующему столбцу. Чтобы просмотреть или скорректировать документ, вам нужно кликнуть на номер документа.

Для удаления документа нужно нажать на значок/крестик «Удалить» в конце строки. Удаленный документ будет зачеркнут и выделен серым цветом. Для снятия пометки удаления с документа нужно нажать на круговую стрелку «Вернуть».

2020-05-13_15-10-57

Свернуть

Приход средства

Чтобы оформить поступление денежных средств в клинику – в кассу или на расчетный счет – вы можете воспользоваться документом «Приход средств».

Он может создаваться автоматически, когда вы нажимаете кнопку «Оплатить» в Визите пациента, либо вы можете создать его сами, зайдя в раздел «Финансы». Одним документом «Приход средств» можно оформить поступления средств по нескольким статьям (скажем, за один визит оказать услугу прием врача и продать сопутствующий товар – витамины). Однако в самом Визите провести общую статью расходов вы не сможете – только через документ «Приход средств».   

Форма документа «Приход средств»

2020-05-13_15-14-34

Описание полей документа: 

Плательщик - пациент (физическое лицо), контрагент или сотрудник, от которого поступили средства. Данное поле обязательно для заполнения
Касса или расчетный счет
 - касса или расчетный счет, на который поступили средства. Поле также  обязательно для заполнения
Комментарий
 - любое текстовое примечание о документе, которое нужно сохранить
Таблица статей дохода
. Указывается перечень поступлений средств по  статьям (например, в случае если клиент в течение одного визита купил товары и воспользовался услугами клиники). В этом случае, в таблице нужно указать несколько статей дохода с соответствующими суммами. Изменить перечень статей доходов можно в справочнике «Статьи доходов/расходов»
Кнопка «Печать» 
— при нажатии на кнопку «Печать» формируется печатная форма «Приходный кассовый ордер», которую можно распечатать или сохранить на локальном компьютере.

Журнал документов «Приход средств»

Журнал документов «Приход средств» находится в разделе «Финансы», это кнопка «Приход средств» на вкладке «Документы».

2020-05-13_15-15-16

Журнал документов выглядит как таблица, каждая строка которой соответствует одному документу «Приход средств».

Нажав кнопку «Новый приход средств», вы сможете создать новый документ по приходу финансов в кассу или на расчетный счет. При нажатии на заголовок столбца таблицы, подчеркнутый прерывистой линией, происходит сортировка документов по соответствующему столбцу. Чтобы просмотреть или скорректировать документ, вам нужно кликнуть на номер документа.

Для удаления документа нужно нажать на значок/крестик «Удалить» в конце строки. Удаленный документ будет зачеркнут и выделен серым цветом. Для снятия пометки удаления с документа нужно нажать на круговую стрелку «Вернуть»:

2020-05-13_15-15-52

 

Свернуть

Перемещение средств

Когда появляется необходимость переместить денежные средства между кассами и расчетными счетами клиники, вы можете обратиться к документу «Перемещение средств». Создать его можно, зайдя из главного меню «Финансы» и кликнув на вкладку «Документы» – «Перемещение средств».

Форма документа выглядит так:

2020-05-13_15-20-49

Описание полей документа:

  • Отправитель – касса или расчетный счет, с которого перемещаются средства. Поле обязательно для заполнения
  • Получатель - касса или расчетный счет, на который перемещаются средства. Также обязательно для заполнения
  • Сумма – перемещаемая сумма денежных средств
  • Комментарий – любое текстовое примечание о документе, которое нужно сохранить
  • Кнопка «Печать» - при нажатии на кнопку «Печать» формируется печатная форма документа, которую можно распечатать или сохранить на локальном компьютере.

Журнал документов «Перемещение денежных средств»

Чтобы перейти в журнал документов «Перемещение средств», нужно зайти в раздел «Финансы», нажав на кнопку «Перемещение средств» на вкладке «Документы»:

2020-05-13_15-18-54

Журнал документов выглядит как таблица, каждая строка которой соответствует одному документу «Перемещение средств».

Нажав кнопку «Новое перемещение средств», вы сможете создать новый документ по перемещению  финансов между кассой и расчетным счетом. При нажатии на заголовок столбца таблицы, подчеркнутый прерывистой линией, происходит сортировка документов по соответствующему столбцу. Чтобы просмотреть или скорректировать документ, вам нужно кликнуть на номер документа.

Для удаления документа нужно нажать на значок/крестик «Удалить» в конце строки. Удаленный документ будет зачеркнут и выделен серым цветом. Для снятия пометки удаления с документа нужно нажать на круговую стрелку «Вернуть».

2020-05-13_15-19-43

Свернуть

Кассы и расчетные счета

Cправочник «Кассы и расчетные счета»

Назначение справочника «Кассы и расчетные счета»

Справочник «Кассы и расчетные счета» предназначен для хранения списка касс и расчетных счетов, которые использует стоматологическая клиника при оформлении движения финансовых средств.

Количество используемых касс и расчетных счетов не ограничено.

Как перейти к справочнику «Кассы и расчетные счета»?

Справочник «Кассы и расчетные счета» расположен в разделе «Финансы»:

2020-05-13_15-24-30 

Справочник касс/расчетных счетов представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одной кассе или расчетному счету:

 

Описание карточки кассы/расчетного счета

Вид карточки зависит от значения, установленного в поле «Тип» - «Касса» или «Расчетный счет».

Вид карточки кассы:

2020-05-13_15-27-33

Вид карточки расчетного счета:

2020-05-13_15-30-09

Свернуть

Как обнулить остаток в кассе

Ежедневно обнулять остаток в кассе стоматологической клиники можно следующим образом:

1. В справочнике "Кассы и расчетные счета" (находится в раздлеле "Финансы") создать кассу, в которую ежедневно будут перемещаться средства из основной кассы (например, новую кассу можно назвать "Сейф").

2. Ежедневно (например, вечером) создавать документ "Перемещение средств" (находится в разделе "Финансы"), которым перемещать средства, накопившиеся за день в основной кассе в кассу "Сейф".

3. Остатки и движения средств в основной кассе и в кассе "Сейф" можно отслеживать с помощью отчета "Движение средств в кассе" (также расположен в разделе "Финансы").

Свернуть

Справочник "Статьи доходов и расходов"

Назначение справочника «Статьи доходов и расходов»

Справочник «Статьи доходов и расходов» предназначен для хранения перечня статей, в разрезе которых будет вестись учет движения денежных средств стоматологической клиники.

Статьи доходов и расходов используются при оформлении приходов и расходов финансовых средств. Консолидированную картину по движению денежных средств в кинике в разрезе статей доходов, расходов можно получить в отчете о движении денежных средств

Как перейти к справочнику «Статьи доходов и расходов»?

Справочник «Статьи доходов и расходов» расположен в разделе «Финансы».

2020-05-13_15-31-38

Справочник статей доходов/расходов представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одной статье.

При начале работы в системе, в справочнике автоматически создаются несколько, наиболее часто используемых статей (продажа товаров, оказание услуг, ЗП персонала и др.). Эти статьи расходов недоступны для редактирования.

Однако, можно создавать и редактировать собственные статьи доходов, расходов. Для создания новой статьи нужно нажать на кнопку «Новая статья дохода/расхода».

Описание карточки статьи доходов/расходов

Пример карточки статьи доходов/расходов:

2020-05-13_15-33-57

Перечень полей, их описание:

Наименование – наименование статьи (поле, обязательное для заполнения)

Тип – тип статьи, выбираемый из списка типов (поле, обязательное для заполнения). Доступны для выбора следующие типы статей (перечень типов статей не доступен для редактирования):

  • доходы (для учета денежных средств, получаемых от клиентов за оказание услуг, продажу товаров).

  • расходы на себестоимость (для учета денежных средств, расходуемых на закуп товаров, материалов).

  • коммерческие расходы (для учета денежных средств, расходуемых на продвижение, рекламу и прочие коммерческие расходы).

  • расходы на персонал (для учета денежных средств, расходуемых на оплату труда сотрудников, обучение сотрудников и прочие расходы, связанные с персоналом клиники).

  • административно-хозяйственные расходы (например – аренда, услуги клининговой компании, закуп канцелярских товаров и пр.).

  • налоги и сборы (любые расходы, связанные с платежами государственным органам).

  • прочие доходы (для учета денежных средств, которые поступают не от клиентов – например, при пополнении оборотных средств клиники).

  • комментарий – любая текстовая информация о статье доходов/расходов.

Свернуть

Отчеты

Движение средств в кассе

Чтобы отслеживать движения средств в кассах и на расчетных счетах  медицинской клиники, в программе есть отчет «Движение средств в кассе». Данный отчет полезен в первую очередь еще и тем, что его можно использовать как суточный отчет администратора клиника для контроля остатка денежных средств в кассе.

Перейти к отчету «Движение средств в кассе» можно, если зайти в раздел «Финансы».

2020-05-13_15-35-16

Чтобы сформировать отчет, вы должны задать параметры и нажать кнопку «Сформировать»:

2020-05-13_15-43-45

Необходимо указать наименование кассы (р/с) – либо по кассе, либо по расчетному счету будет сформирован отчет. Если вы оставите пустым это поле., отчет будет сформирован по всем кассам и расчетным счетам, которые были задействованы в указанный период.

Также выставляем период отчета – это дата начал и окончания отчета. В отчет попадут только те движения, которые относятся у обозначенному промежутку времени.

Описание отчета

Отчет «Движение средств в кассе» имеет вид таблицы, сгруппированной по кассам и расчетным счетам. Каждая строка таблицы соответствует одному движению средств (или, другими словами, одному документу «Приход средств» или «Расход средств»):

2020-05-13_15-37-14

...

2020-05-13_15-37-30

При нажатии на заголовок документа (столбец «Вид документа») откроется соответствующий документ «Приход средств» или «Расход средств» для просмотра или редактирования.
Отчет формируется только по тем документам «Приход средств» или «Расход средств», которые не помечены на удаление.

Свернуть

Мониторинг движения денежных средств в разрезе статей доходов, расходов

С помощью отчета о движении денежных средств вы сможете анализировать все движения денежных средств в разрезе статей доходов и расходов за заданный период.

С помощью этого отчета вы сможете узнать:

- Какова была выручка клиники от оказания услуг (продажи товаров) за прошедший месяц?
- Какую сумму составил чистый денежный поток клиники за период?
- Сколько денег было израсходовано на административно-хозяйственные расходы (налоги и сборы, коммерческие расходы и другие)?

Перейти к отчету «Движение денежных средств» можно через раздел «Финансы».

2020-05-13_15-39-08

Чтобы сформировать отчет, нужно задать период и нажать кнопку «Сформировать».

2020-05-13_15-40-08

Вид сформированного отчета:

2020-05-13_15-40-50

Отчет представляет собой 2 таблицы с данными по поступлениям и расходам медицинской клиники  за указанный период.

Поступления и расходы сгруппированы по типам статей («Доходы», «Административно-хозяйственные расходы», «Налоги и сборы» и пр.) и статьям («Аренда», «Налоги и сборы», «Прочие расходы» и пр.), по которым были движения средств за указанный период.

Поступления и расходы средств сгруппированы по двум категориям – наличным платежам, то есть платежам по кассам клиники, и безналичным платежам, то есть платежам по расчетным счетам клиники.

Отчет формируется на основании движений, оформленных двумя документами — «Приход средств» и «Расход средств». Таким образом, в отчет попадают только данные о полученных и оплаченных денежных средствах, но не попадают данные по визитам пациентов, поступлениям товаров и так далее.

При нажатии на наименование статьи формируется отчет, детализированный по соответствующей статье (скажем, «Зарплата персонала»):

2020-05-13_15-42-21

Если вам нужно посмотреть или редактировать документ, нажмите на его заголовок.

Свернуть
Минченко Наталья,
руководитель проекта Дента
«Наш опыт показывает, что ответы на любые вопросы проще всего получить в ходе обучающего семинара с менеджером. Просто напишите на адрес support@1denta.ru, и менеджер свяжется с вами по телефону или скайпу для того, чтобы рассказать о возможностях системы и ответить на все вопросы. Семинар проводится бесплатно и занимает, как правило, 30-40 минут»

Остались вопросы?

Наша служба поддержки поможет вам!
8 (800) 550-78-21 (звонок по РФ бесплатный)
+7 (343) 227-60-01
График работы технической поддержки:

В будни 08:00 до 19:00
В выходные 08:00 до 18:00
по московскому времени
 
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.