Центр технической поддержки

Всё, что необходимо знать о работе в системе управления стоматологической клиникой "Дента"

Продажи

Визиты

Общая информация

Когда в стоматологической клинике появляется новый пациент(звонит или приходит лично), ваш администратор оформляет его визит к врачу. И здесь важны корректность и удобство занесения и отображения информации, ведь с ней в дальнейшем будет работать врач, принимая пациента.

Так, оформляя визит, администратор должен указать:

  • Контактные данные пациента
  • Имя и фамилию
  • Время визита
  • Впервые ли пришел пациент или является регулярным посетителем стоматологической клиники 
  • Врача, к которому пациент записывается
  • Дополнительную информацию, если она присутствует (пожелания пациента, уточнения по приему и так далее).

Внимание. Накануне визита или за пару часов до него пациенту стоит напомнить о предстоящем визите и удостовериться, что он подтвердил свою запись.

Чем более подробной и наглядной будет информация, тем более индивидуальный подход пациенту вы сможете обеспечить. От того, насколько грамотно оформлена предварительная запись, зависит дальнейшая лояльность пациента, а возможность занесения информации в программе обеспечивает удобство в работе и экономию времени администратора и врачей.

Оформить в Денте предварительную запись легко и удобно, для этого вам нужно использовать документ «Визит пациента». Все визиты пациентов отображаются в Календаре предварительной записи. 

Внимание. Начать работу с Календарем предварительной записи вы сможете только после того, как  установите график работы сотрудников.

Календарь предварительной записи выглядит так:

 2020-04-29_19-41-23

Для каждого пациента мы можем указать:

  • Имя, фамилия, отчество пациента
  • Телефон
  • Время
  • Подтвержденный/неподтвержденный визит
  • Первичный/регулярный пациент

Когда эта информация занесена, она отображается на экране в соответствующем прямоугольнике.

Также в Расписании можно делать фильтрацию по врачам – программа отображает либо всех врачей по специальности. 

 2020-04-29_19-43-02

Также в настройках расписания доступен показ расписания для определенного сотрудника на неделю:

Screenshot_5

оно имеет следующий вид:

2020-04-29_19-44-36

Также можно увидеть все оформленные в системе визиты – для этого заходим в раздел «Продажи – Визит».

2020-04-29_19-45-37

Фильтр визитов по услугам и/или товарам

В списке визитов добавлен новый фильтр “Содержание визита”.

2020-04-29_19-46-43

Для того, чтобы выбрать визиты, содержащие только услуги, выберите значение фильтра “Только услуги”.

Для того, чтобы выбрать визиты, которые содержат только товары, выберите значение фильтра “Только товары”.

Для того, чтобы выбрать визиты, содержащие и услуги, и товары, выберите значение фильтра “Только услуги и товары”.

Свернуть

Создание предварительной записи и визита в стоматологическую клинику

Пользователями программы могут быть три сотрудника – руководитель, администратор и врач. При оформлении визита врач, в отличие и руководителя и администратора, не может принимать оплату. Изменить доступы вы можете, зайдя в раздел «Сотрудники», а там выбрать блок «Справочники – Сотрудники». Чтобы установить доступ для врача, нужно снять галочку «Принимает оплату», чтобы установить доступ для администратора, галочку, наоборот, ставим.

2020-04-29_19-59-28

Что же нужно сделать для формирования нового визита?

Способ 1. Кликнуть на незаполненный прямоугольник в поле Календаря предварительной записи. Этот способ мы используем, если хотим создать предварительную запись пациента.

2020-04-29_20-01-42

Далее, в открывшемся окне, заполняем информацию о визите:

2020-04-29_20-03-39

Способ 2. Нажать на кнопку «Создать визит». Для этого мы переходим в раздел «Продажи – Визит» и кликаем на кнопку «Новый визит».

2020-04-29_20-04-55 

Свернуть

Пред и пост оплата

Печать чеков

Для печати чеков Вам необходимо: подключенная и настроенная к системе касса, доступ к системе, доступ к сети Интернет. Чтобы напечатать чек, требуется создать визит.

  1. На странице системы в левом меню страницы, нажмите на кнопку “Продажи”. 
  2. В появившемся списке выберите кнопку “Визит”.
  3. На странице “Визит”, в правом углу, нажмите на кнопку “Новый визит”.
  4. Заполните карточку визита клиента, либо найтдите уже заполненную карту в строке поиска
  5. После заполнения или выбора карточки - добавьте услуги к визиту и нажмите “Сохранить” 
  6. После прихода клиента нажмите на соответствующую кнопку.
  7. При необходимости - введите внесенную сумму и нажмите на кнопку - “Оплатить”. Должны появиться кнопки “Редактировать”- для изменения внесенной суммы или услуг и “Печать чека”. 
  8. Проверьте введенные или выбранные данные и сумму, нажмите на кнопку печати.

* После нажатия на кнопку печати - окно должно стать тусклым и появиться колесо загрузки. После печати, Вы увидите, напротив суммы, номер чека. Пример чека, полностью оплаченной услуги.

Печать чеков при полной оплате

b30 

 

Печать чека при приходе денежных средств

 

  1. В боковой панели навигации перейдите в раздел “Финансы”
  2. В появившейся панели выберите - “Приход средств”
  3. Нажмите на кнопку в правой части страницы - "Новый приход средств"
  4. В карточке прихода средств выберите плательщика и кассу. Добавьте статьи дохода и сумму для каждого параметра. Нажмите на “Печать чека” и “Сохранить”

 

Важно! Приход денежных средств не связан с Визитами!

 

Возврат чека

При необходимости возврата чека, Вам требуется найти карточку визита. (Для этого на странице Арники, в левом меню страницы, нажмите на кнопку “Продажи”. В появившемся списке выберите кнопку “Визит”. Для простоты поиска воспользуйтесь фильтром, для этого нажмите на кнопку “Показать фильтр”. Заполните известные для вас параметры и нажмите “Искать”. В списке будут показаны визиты подходящие под введенные параметры поиска.) Найдите необходимый визит и нажмите на его номер. В открывшейся карточке нажмите на красный крестик, напротив номера чека. Данный чек будет возвращен и напечатан. Чек будет иметь следующий вид:

b31

 

Оплата в кредит

При невозможности полной оплаты - заполните поле суммы или введите 0 и нажмите:  “Напечатать чек” > “Сохранить”. Общий баланс пользователя станет меньше на необходимую для полной оплаты сумму. 

В чеке будет указано, что оплачено в кредит, пример чека ниже: 

b32

Пример чека при оплате услуги в кредит. В данном случае клиентом было внесено 500 рублей наличными и 4500 из общей суммы оплачено “в кредит”.

Предоплата услуг и товаров

При заполнении карточки визита существует возможность выбора даты и времени. При выборе будущей даты и оплаты услуг или товаров - осуществляется предоплата. В чеке будет указано, что внесена предоплата. Пример печати чека: указывается услуга или товар и сумма предоплаты с процентами.

b33

Постоплата услуг и товаров, оплата кредитов

Для погашения неоплаченных визитов необходимо их найти в списке и в карточке визита ввести сумму и нажать Оплатить. В чеке будет указано - оплата кредита.В примере чека прописана услуга, которая была оказана, сумма внесенная клиентом. 

b34

 

Чек с ошибкой

При возникновении проблем с печатью чеков, напротив оплаты, выводится ошибка. Этот чек можно повторно отправить на печать при нажатии на соответствующую надпись, либо воспользуйтесь разделом “Операции с кассой”. Для этого нажмите в меню в левой части экрана на кнопку “Финансы” - “Операции с кассой”. Перейдите на карточку визита и нажмите на кнопку печати чек будет повторно напечатан с тем же номером, что и ошибочный, а статус скроется из визита. В журнале операций с кассой его статус становится “Успешно”, повторно его распечатать уже нельзя, кнопка повторной печати скроется.

Свернуть

Авансовые платежи

Для того, чтобы внести авансовый платеж на неизвестный список услуг, необходимо:

Например, авансовый платеж на 15000, создаем сертификат на эту сумму, через визит продаем его клиенту и оплачиваем. После оплаты пробиваем чек. Мы получим чек на аванс: 


 


Важный момент: частично оплатить сертификат нельзя! 

Когда список услуг известен, и вносится оплата с учетом аванса, необходимо оплатить визит сертификатом: 



Произойдет зачет аванса. 

Если аванс был по сумме меньше фактически оказанных услуг, то визит можно сразу доплатить, для этого кроме оплаты сертификатом внести еще деньги: 


Если сертификат по сумме меньше и не внесена оплата деньгами, то недостающая сумма уйдет в кредит. 


 

Свернуть

Нововведения в формировании отчетов

Для просмотра данного раздела Вам необходимо в системе раскрыть меню “Финансы” и перейти на страницу “Приход средств”Раздел “Финансы” находится в левой части страницы
Страница “Приход средств” в начале списка

При подключении онлайн-кассы у вас появляется возможность использовать, как полную оплату услуг и товаров, так и предоплату с постоплатой(кредит). Для полноценной работы с системой важно знать новые принципы формирования финансовых отчетов.

Новые принципы касаются следующих документов:

  1. Приход средств,
  2. Движение средств в кассе,
  3. Движение денежных средств,
  4. Операции с кассой,
  5. Отчет по продажам.

В данных отчетах и таблицах - сумма(наличный и безналичный расчет), перечисленная в качестве предоплаты и постоплаты, зачисляется в день совершения платежа. При оплате бонусами или сертификатом - в день визита. Будьте внимательны! 

Приход средств

Для просмотра данного раздела Вам необходимо в системе раскрыть меню “Финансы” и перейти на страницу “Приход средств”. (Раздел “Финансы” находится в левой части страницы,
страница “Приход средств” - в начале списка). 

 На данной странице Вы можете посмотреть все операции по приходу средств, перейти в карточку визита, посмотреть имя кассира, время, дату прихода средств.  

2020-04-30_09-07-09

 

Движение средств в кассе

Для просмотра данного раздела Вам необходимо в системе раскрыть меню “Финансы” и перейти на страницу “Движение средств в кассе”.  

На данной странице Вы можете посмотреть все операции по движению средств в кассе по каждому пациенту и дате.  

 2020-04-30_09-11-06


Изменяя параметры даты вы можете посмотреть приход денежных средств от пциентов за определенный период времени. В столбце “Остаток” можно увидеть задолженность пациента(если сумма меньше нуля) или сумму остатка(предоплата услуг). 

 

Движение денежных средств

Для просмотра данного раздела Вам необходимо в системе раскрыть меню “Финансы” и перейти на страницу “Движение средств в кассе”.

На странице “Движение денежных средств”, Вы можете просмотреть все поступления, расходы и вид оплаты по каждой транзакции. Данный вид отчета можно сформировать по определенному периоду, для этого воспользуйтесь кнопками выбора даты. Для просмотра отчета нажмите на “Сформировать”.

2020-04-30_09-12-58

 

Операции с кассой

Для просмотра раскройте меню “Финансы” и перейти на страницу “Операции с кассой”. На странице “Операции с кассой” отображается информация о работе кассового оборудования. При необходимости можно закрыть смену и сформировать Х-отчет. Таблица формируется по дате операций.

 

Отчет по продажам

Для перехода на страницу отчета раскройте меню “Продажи” и перейдите на страницу “Отчет  по продажам”. Для формирования отчета по продажам выберите необходимые для вас параметры. Важно выбрать период отчетности, группировку данных по времени(по дням, неделям, месяцам, кварталам и годам) и вариант разбиения отчета. Дополнительные параметры, которые можно показывать в отчета: “Себестоимость”, “Оплата”, “Прочее”.  Нажмите на кнопку “Сформировать”.

2020-04-30_09-16-01

2020-04-30_09-16-31

Важно! Сформированный отчет будет содержать данные по выбранному варианту группировки(дням, неделям, месяцам, кварталам или годам).

 

График продаж

На графике ниже можно увидеть статистику продаж за отчетный период.

 2020-04-30_09-18-24

 

Просмотр расшифровки

Для просмотра подробностей нажмите на интересующую дату:

2020-04-30_09-20-13

И откроется расшифровка отчета по продажам:

2020-04-30_09-21-18

...

2020-04-30_09-21-35

 

Расшифровка по дате визита

- информация об оплате бонусами и сертификатами.

 

Расшифровка по дате оплаты  

- все подробности оплаты.

Свернуть

Справочники

Справочник "Услуги"

Назначение справочника «Услуги»

Справочник услуг предназначен для хранения перечня услуг, которые стоматологическая клиника оказывает пациентам.

Услуги можно сгруппировать по категориям, например: «Терапия», «Хирургия» и пр.

Каждая категория услуг может иметь несколько дочерних категорий. Например, в области хирургической стоматологии можно выделить подкатегории: «Эстетическая хирургия», «Имплантология» и т.п.

Как перейти к справочнику услуг?

Справочник «Услуги» расположен в разделе «Продажи» - «Справочники».

2020-04-30_10-06-58

 Описание справочника услуг

Справочник услуг разделен на 2 области: дерево категорий услуг (левая область «Категории») и непосредственно перечень услуг, представленный в виде таблицы (правая область).

Кнопка «Новая категория услуг», расположенная над деревом категорий, предназначена для добавления новой категории услуг, например, «Терапия».

Для редактирования существующей категории услуг выделите ее в дереве и нажмите напротив нее соответствующую кнопку:  btn4 «редактировать категорию» или  btn2 «удалить категорию».

Кнопка «Новая услуга» предназначена для создания новой услуги.

При нажатии на заголовок столбца таблицы с перечнем услуг происходит сортировка услуг по данному столбцу, например, «Наименование», «Стоимость» и т.д.

Для перехода к карточке услуги (для просмотра или редактирования информации об услуге) кликните мышью по наименованию услуги.

Чтобы скопировать услугу, нажмите кнопку btn3 «Копировать» напротив нее.

Для удаления услуги нажмите напротив нее кнопку btn2 «Удалить». Удаленная услуга будет выделена в таблице серым цветом. Для снятия пометки удаления с услуги нажмите напротив нее кнопку btn1 «Вернуть» (подробнее об удалении и восстановлении объектов можно прочитать в разделе «Настройки»).

2020-04-30_09-27-14

Описание карточки услуги

Пример карточки услуги:

2020-04-30_09-29-52

Перечень полей, их описание:

  • Наименование – наименование услуги, под которым она будет фигурировать во всех документах и отчетах. Данное поле обязательно для заполнения.
  • Категория – категория услуг, к которой относится редактируемая услуга. Для каждой услуги можно выбрать только одну категорию. Категория – поле, обязательное для заполнения.
  • Стоимость – стоимость услуги в рублях. Эта стоимость будет использоваться при оформлении предварительной записи и визита пациента. Стоимость услуги – поле, обязательное для заполнения. Необходимо указывать стоимость за 1 единицу услуги, т.е. стоимость за 1 зуб, 1 процедуру и т.д.
  • Единица измерения – единица, в которой измеряется услуга. По умолчанию в системе задано несколько единиц измерения – «штука», «процедура», «зуб» и пр. Этот список можно отредактировать в справочнике «Единицы измерения». Единица измерения используется в отчетах и документах. Данное поле обязательно для заполнения.
  • Задать используемые материалы – перечень лекарственных препаратов и материалов, которые всегда списываются со склада при оказании услуги пациенту. Все материалы предварительно должны быть внесены в справочник «Товары». Для каждого материала указывается его наименование, количество которое должно быть списано, а также должно ли указанное количество товара списываться за 1 визит или 1 процедуру. Например, при работе с клиентом всегда используется 1 пара одноразовых перчаток (списание за визит). А при фторировании эмали зуба количество использованного материала будет пропорционально объему услуги (списание за процедуру). При оформлении визита список материалов можно будет отредактировать в соответствии с тем, что было израсходовано фактически.
  • Комментарий – поле, в котором можно указать любую дополнительную информацию об услуге.
  • Продолжительность - – время, которое занимает процесс оказания одной единицы услуги. Продолжительность услуги используется в календаре предварительной записи для бронирования соответствующего количества времени сотрудника, оказывающего услугу. Поле «Продолжительность» является не обязательным для заполнения.  Если оно не заполнено длительность визита будет равно 30 минутам, время редактируется в шапке визита.
  • Изображение - картинка услуги для онлайн-записи.
  • Цвет в расписании - услуга в расписании будет иметь выбранный оттенок, а также сохранять цвет при выгрузке и загрузке в формате excel

 

Возможеп выгрузка и загрузка списка услуг в Excel формате:

2020-04-30_09-32-53

2020-04-30_09-33-44

 

В карточке услуги обязательные для заполнения поля отмечены значком  red


Свернуть

Справочник "Товары"

Назначение справочника «Товары»

Справочник товаров предназначен для хранения информации о товарах стоматологической клиники, которые поступают от поставщиков, хранятся на складе, продаются клиентам и используются при оказании услуг.

В справочнике хранится только перечень товаров. Все движения товаров (поступление, продажа, списание, перемещение) оформляются соответствующими документами (Поступление товаров, Визит клиента, Списание товаров, Перемещение товаров). Информацию об остатках и движениях товаров за период времени можно получить в отчете об остатках товаров.

Как перейти к справочнику товаров?

Справочник «Товары» расположен в разделе «Склад» - «Справочники».

2020-04-30_16-53-26

 Описание справочника товаров

Справочник товаров разделен на 2 области: дерево категорий товаров (левая область «Категории») и непосредственно перечень товаров, представленный в виде таблицы (правая область).

2020-04-30_16-54-18

Кнопка «Новая категория товаров», расположенная над деревом категорий, предназначена для добавления новой категории товаров, например, «Терапия».

Для редактирования существующей категории товаров выделите ее в дереве и нажмите напротив нее соответствующую кнопку:  btn4 «редактировать категорию» или  btn2 «удалить категорию».

Кнопка «Новый товар» предназначена для создания нового товара.

При нажатии на заголовок столбца таблицы с перечнем товаров происходит сортировка товаров по данному столбцу, например, «Наименование», «Артикул», «Цена» и т.д.

Для перехода к карточке товара (для просмотра или редактирования информации о товаре) кликните мышью по наименованию товара.

Чтобы скопировать товар, нажмите кнопку btn3 «Копировать» напротив него.

Для удаления товара нажмите напротив него кнопку btn2 «Удалить». Удаленный товар будет выделен в таблице серым цветом. Для снятия пометки удаления с товара нажмите напротив него кнопку btn1 «Вернуть» (подробнее об удалении и восстановлении объектов можно прочитать в разделе «Настройки»).

2020-04-30_16-54-44

Описание карточки товара

Пример карточки товара:

2020-04-30_16-56-01

2020-04-30_16-56-17

Перечень полей, их описание:

  • Наименование – наименование товара, под которым он будет фигурировать во всех документах и отчетах. Данное поле обязательно для заполнения.
  • Артикул - код товара. Впоследствии по артикулу можно искать товары в документах.
  • Цена продажи  – стоимость товара в рублях. Эта стоимость будет использоваться при оформлении продажи товара клиенту. Цена продажи – поле, обязательное для заполнения. Необходимо указывать цену за 1 единицу товара.
  • Категория – категория товаров, к которой относится данный товар. Для каждого товара можно выбрать только одну категорию.
  • Единица измерения для продажи – единица, в которой измеряется товар при продаже клиентам.
  • Единица измерения для списания – единица, в которой измеряется товар при оказании услуг. 
    Учет любого товара можно вести в 2-х единицах измерения. Например, покупать и продавать клиентам зубную пасту в "штуках", а списывать при оказании услуг в "миллилитрах". В карточке товара можно задать одну или две единицы измерения. Если используется 2 единицы измерения, то следует указать соотношение между ними в поле Соотношение единиц измерения. Например, "1 штука" = "50 миллилитров". После того как указаны обе единицы измерения и соотношение между ними, информацию о единицах измерения изменить нельзя.
  • Комментарий – любая дополнительная информация о товаре

В карточке товара обязательные для заполнения поля отмечены значком  red

Свернуть

Справочник "Пациенты"

Клиенты и клиентская база стоматологической клиники – залог ее конкурентоспособности и стабильности. Именно поэтому реализованный в «Денте» справочник «Пациенты» предлагает вам все возможности, позволяющие заносить и хранить всю необходимую информацию о пациентах. Давайте разбираться, как работать с этим справочником.

Назначение справочника «Пациенты» – хранение перечня пациентов стоматологической клиники. В справочнике «Пациенты» располагается информация только о пациентах – физических лицах. В ином случае – если клиника продает товары юридическим лицам, клиенты заносятся в справочник «Контрагенты».

Справочник «Пациенты» находится в меню в разделе «Продажи» – «Справочники» – «Пациенты».

2020-05-06_13-08-14

Описание справочника «Пациенты»

Справочник «Пациенты» – это сводная таблица, в которой каждая строка соответствует одному пациенту клиники.

2020-05-06_13-08-56

Здесь содержится такая информация, как:

  • ФИО пациента
  • Контактный телефон
  • № медицинской карты пациента
  • Текущий баланс и сумма покупок, то есть история взаиморасчетов пациента с клиникой на текущую дату. Если у пациента есть долг (общий долг за все процедуры), они выделяются красным цветом со знаком «минус». Если пациент внес аванс на балансовый счет, появляется соответствующая сумма, которая внесена им вперед
  • Количество визитов
  • Тип клиента – потенциальные, новые, остальные
  • Категории пациентов. Категорию пациента вы можете задать сами, перейдя в раздел «Продажи» – «Категории пациентов». Категория задается по разным параметрам, включая пол, возраст, уровень (например, VIP) и так далее
  • Дата дня рождения
  • Предыдущий визит – дата последнего визита
  • Наличие скидки.
  • Дата добавления пациента в систему

Фильтры

Порядок сортировки можно изменять, просто кликнув на заголовок любого столбца таблицы:
2020-05-06_13-09-49


Для выборки из общего списка используется панель фильтров, которую можно отображать или скрывать, кликнув по клавише «Показать Фильтр/Скрыть Фильтр» в шапке таблицы:
2020-05-06_13-10-37

Сортировка по дате задается при помощи двух полей, в которых указывается искомый временной диапазон. Если второе поле оставить пустым, то поиск происходит по текущую дату:

2020-05-06_13-12-40
 
Даты можно написать вручную, при помощи клавиатуры, либо воспользоваться мини календарем. Он автоматически всплывает при клике на любое из полей ввода.
Сортировку по датам можно использовать в совокупности с любыми другими фильтрами.

Например, если необходимо вывести список всех пациентов с датой регистрации, начиная с 01.01.2012 года по текущую дату, которые пользовались услугой «Консультация стоматолога» и посещали клинику более двух раз, настройки панели фильтров будут следующими:

2020-05-06_13-15-32

Результат будет выведен под панелью фильтров, после клика на клавишу «Искать».

Рядос с фильтром есть кнопка «Новый пациент» – нажав ее, вы сможете занести нового пациента в справочник.

2020-05-06_13-17-06

 

Чтобы перейти к карточке пациента (скажем, для редактирования или просмотра информации), мы выделяем клиента – об этом сигнализирует появившаяся голубая подложка – и кликаем на его ФИО или иконку редактирования:

2020-05-06_13-19-02

 

 Если необходимо удалить пациента из списка, то нужно начать крестик на сроке пациента, расположенный справа:

2020-05-06_13-21-20

 

После удаления клиент выделяется серым цветом. Чтобы снять удаление, кликаем на значок «Вернуть»:

 2020-05-06_13-22-07

Описание карточки пациента

Карточка пациента состоит из 5 блоков: “Медицинская карта”, “История болезни”, “Планы лечения”, “Статистика”, “История контактов”.

Блок 1: Медицинская карта

Карточка пациента выглядит следующим образом:

2020-05-06_13-29-10

2020-05-06_13-33-50  

 

При добавлении нового пациента, в заголовке можно внести номер карты и дату заполнения. Для того, чтобы заполнить номер карты, кликните на ссылку “№” и в открывшемся поле введите номер карты. Для того, чтобы внести дату заполнения, кликните на ссылку “дата” и в открывшемся календаре выберите нужную дату.

По умолчанию открыты следующие разделы: “Основные данные”,  “Контакты”, “Документы”. Для того, чтобы раскрыть другие разделы (Дисконтная карта, Адрес, Личные данные, Анамнез), необходимо нажать на соответствующий раздел.

2020-05-06_13-36-05

2020-05-06_13-37-30

 

В блоке «Медицинская карта» есть следующие разделы с данными:

1) “Основные данные”:

Фамилия, имя, отчество – фамилия, имя, отчество пациента. Обязательным является заполнение, по крайней мере, одного из трех полей.

Фото - фотография пациента

Пол – пол пациента

Дата рождения – дата рождения пациента. Можно указать только день и месяц рождения, а можно – день, месяц и год рождения.

Примечание к пациенту – любая текстовая информация о пациенте (примечание видят администратор клиники, врач и руководитель при оформлении предварительной записи или визита пациента)

2) “Контакты”:

Телефоны – контактные телефоны пациента (сотовый, дополнительный)

E-mail  – контактный e-mail пациента

Согласен на получение SMS-сообщений - Согласно статье 44 ФЗ «О связи», если вы пользуетесь целевой клиентской рассылкой SMS-сообщений и намерены включать данного пациента в эту рассылку, то согласие получать обязательно

3) “Документы”:

Полис ОМС - номер полиса обязательного медицинского страхования пациента

СНИЛС - страховой номер индивидуального лицевого счета пациента

Мед. страховая организация - название медицинской страховой организации, в которой застрахован пациент

Код льготы - код категории льготы

Паспортные данные - паспортные данные пациента

4) “Дисконтная карта:

Дисконтная карта номер дисконтной карты, если она есть

Скидка - скидка, которая предоставляется пациенту по дисконтной карте

Сумма покупок - сумма покупок пациента

5) “Место регистрации”:

Субъект Российской Федерации, район, город, населенный пункт, улица, дом, квартира - адресные данные прописки / проживания пациента

6) “Личные данные”:

Семейное положение - семейное положение пациента (например, состоит в зарегистрированном браке, не состоит в браке, неизвестно)

Образование - образование пациента (например, профессиональное высшее, профессиональное среднее, общее среднее, общее основное, общее начальное, неизвестно)

Занятость - род деятельности пациента (например, работает, проходит военную службу и приравненную к ней службу, пенсионер(ка), студент(ка), не работает прочие)

Место работы, должность - место работы и должность пациента

7) “Анамнез”:

Инвалидность - группа инвалидности пациента

Группа крови, Rh - фактор - группа крови и резус-фактор пациента

Аллергические реакции - аллергические реакции пациента

Для того, чтобы добавить “Примечание к пациенту” или “Изменение места регистрации”, или “Изменение места работы”, кликните на синюю иконку плюса в кружочке и в открывшемся поле внесите соответствующие данные.

Пример заполненой карточки пациента:

2020-05-06_13-50-22

2020-05-06_13-47-11

2020-05-06_13-47-29

2020-05-06_13-47-51

 

Незаполненные разделы скрыты по умолчанию, заполненные раскрыты.

Для того, чтобы отредактировать данные, нажмите на иконку “карандаш” у соответствующего раздела и внесите изменения.

После этого нажмите на кнопку “Сохранить”.

Для того, чтобы распечатать карточку пациента, нажмите на иконку “принтер” в правом нижнем углу.

Свернуть

Абонементы

Создание абонемента в системе

Список типов абонементов, с которыми работает клиника находится в разделе "Продажи - Абонементы":

2020-05-06_13-57-10

Описание столбцов справочника:

Наименование - название абонемента.

Стоимость - стоимость абонемента для пациента стоматологической клиники.

Доступен для продажи - определяет, можно ли продать новый абонемент такого типа в документе "Визит". Например, абонементы, которые уже не продаются, но еще используются пациентами для оплаты, можно сделать недоступными для продажи.

Продано - количество абонементов данного типа, проданных пациентам. Например, в приведенном выше примере, за все время работы клиники пациентам был продан 1 абонемент "100 минут солярия".

Использовано - количество абонементов, которые были использованы (т.е. клиника оказала пациенту все услуги, которые были предусмотрены абонементом).

Сумма оказанных услуг - текущая сумма оказанных услуг (по цене из прайса) по всем проданным абонементам данного типа.

Себестоимость - текущая сумма себестоимости оказанных услуг по всем проданным абонементам данного типа.

Услуг на абонементах - суммарное количество услуг на всех проданных абонементах данного типа.

Оказано услуг - суммарное количество уже оказанных услуг на всех абонементах данного типа.

Прибыль - разность "Суммы оказанных услуг" и "Себестоимости оказанных услуг".

Создать новый абонемент можно нажав на ссылку "Новый абонемент". Появится карточка нового абонемента:

2020-05-06_13-59-27

Описание полей карточки абонемента:

Наименование - название абонемента. Например "100 минут солярия".

Стоимость, Р - стоимость абонемента для пациента стоматологической клиники.

Срок действия - период времени (с момента продажи абонемента) в течение которого абонемент будет действителен. После истечения срока действия, оплатить оказанную услугу абонементом будет нельзя. Если срок не указан, абонемент считается бессрочным.

Абонемент доступен для продажи - если галочка установлена, абонемент можно продать пациенту с помощью документа "Визит". Если галочка не установлена, то абонемент не доступен для продажи (но можно продолжать оплачивать услуги уже проданными, но не использованными до конца абонементами).

Абонемент можно передать другому человеку - если галочка не установлена, оплатить услуги абонементом может только тот пациент, который его купил. Если галочка установлена, оплатить услуги абонементом может любой пациент.

Услуги на абонементе - таблица содержит перечень услуг, которые входят в состав абонемента и количество каждой услуги. В случае, если вместо услуги указана категория услуг, абонементом можно оплатить любую услугу из указанной категории.

Свернуть

Продажа абонемента пациенту

Продать абонемент пациенту можно с помощью документа "Визит". Продать можно только тот абонемент, который заведен в справочник "Абонементы" и доступен для продажи.

Чтобы добавить абонемент в визит необходимо нажать у кнопки "Добавить услугу" на 2020-05-06_14-09-45   и выбрать из списка "Абонемент":

2020-05-06_14-02-59

После добавления абонемента, форма визита принимает следующий вид:

Screenshot_17

Описание полей:

№  - уникальный номер, проданного пациенту абонемента. Например, если в справочнике "Абонементы" заведен тип абонементов "20 минут отбеливания зубов", то пациентам могут быть проданы абонементы "20 минут отбеливания зубов №1", "20 минут отбеливания зубов №2","20 минут отбеливания зубов №3" и т.д. Номер абонемента можно заполнить вручную. Если поле "№ абонемента" оставить пустым, оно будем автоматически заполнено системой.

Абонемент - тип абонемента. Тип нужно выбрать из справочника "Абонементы", начав вводить в поле первые буквы наименования абонемента. Выбрать для продажи можно только те абонементы, которые помечены как доступные для продажи в справочнике "Абонементы".

Продавец - в случае если администраторы или врач стоматологической клиники получают зарплату с продажи абонементов, в поле "Продавец" можно указать сотрудника, который продал абонемент пациенту.

Цена - стоимость абонемента для пациента. Подставляется из карточки абонемента. Может быть изменена вручную.

Скидка - по умолчанию равна 0%. Может быть изменена вручную.

Для оформления факта оплаты денег пациентом за абонемент нужно нажать на кнопку "Оплатить", аналогично тому как это делается при оказании пациенту услуг или продаже товаров.

Когда все поля заполнены и нажата кнопка пациент пришел, в услугах и товарах появляется информация о продаже абонемента.

Свернуть

Использование абонементов при оплате услуг пациентом

После того как абонемент продан пациенту, этот абонемент можно использовать для оплаты при оформлении визитов данного пациента.

При оформлении визита, после выбора пациента, информация о имеющихся у него абонементах выводится в поле "Абонемент":

 2020-05-06_14-21-12

При выборе услуги в визите, которая присутствует на абонементе, эта услуга будет автоматически оплачена абонементом.

Услуга в визите автоматически оплачивается абонементом тогда, когда у пациента один абонемент. Если абонементов несколько, то оплачивать визит нужно вручную: выбрать кассу "Оплатить абонементом" и рядом в поле указать номер абонемента, с которого будут списаны услуги.

Визит, в котором произошла оплата услуги абонементом, принимает вид:

2020-05-06_14-22-56

Если пациент оплачивает услугу абонементом, стоимость этой услуги в визите равняется "0". Поступление денег от пациента в этом случае не оформляется (т.е. кнопку "Оплатить" нажимать не нужно), т.к. фактически пациент не платит деньги в кассу стоматологической клиники. При сохранении визита, указанные в нем услуги будут списаны со счета абонемента:

2020-05-06_14-23-22

Свернуть

Отключение абонементов

В случае, если ваша стоматологическая клиника не использует абонементы, модуль учета абонементов можно отключить в разделе "Настройки - Настройки клиники"

При отключении абонементов, все пункты меню и упоминания об абонементов будут скрыты. Модуль "Абонементы" можно будет включить в любой момент.

Свернуть

Статусы абонементов

После того как абонемент продан клиенту, ему присваивается один из статусов:

  • "Используется" - по умолчанию присваивается всем абонементам в момент продажи клиенту

  • "Использован" - автоматически присваивается абонементам, по которым были израсходованы все предусмотренные абонементом услуги

  • "Просрочен" - статус автоматически присваивается, если абонемент еще не использован до конца, но уже истек срок его действия

  • "Аннулирован" - любой абонемент можно вручную аннулировать (например, в случае его утери и замены). Аннулировать абонемент можно в истории движений по абонементу. 

Свернуть

Подарочные сертификаты

Начало работы с сертификатами

В Денте реализован учет подарочных сертификатов. Функционал включает в себя продажу подарочных сертификатов пациентам, оплату услуг подарочным сертификатом, отслеживание истории движения по сертификатам, а также анализ продаж услуг по сертификатам.

Как начать работать с сертификатами в Денте?

Прежде всего, в Денту необходимо внести все типы сертификатов, которые существуют в стоматологической клинике, например: сертификат на 1000 рублей, сертификат на 5000 рублей и т.д.

После заведения сертификатов в систему, пациентам можно продавать сертификаты. Продажа сертификата фиксируется документом "Визит".

Приобретенным сертификатом пациент может оплатить оказанные ему услуги при оформлении Визита.

По проданному сертификату можно отслеживать историю движения денег.

Свернуть

Создание сертификата

Все типы сертификатов заводятся в разделе "Продажи – Подарочные сертификаты".

Список сертификатов, отображается в этом справочнике:

2020-05-06_14-27-55

Описание столбцов справочника:

Наименование – название сертификата, например "Сертификат на 1000 рублей".

Номинал – сумма сертификата.

Доступен для продажи - определяет, можно ли продать сертификат такого типа в документе "Визит".

Продано – количество проданных сертификатов данного типа.

Использовано – количество сертификатов, которые были использованы.

Сумма проданных – текущая сумма проданных сертификатов данного типа.

Погашенная сумма – текущая сумма оплаченных сертификатами услуг.

Чтобы создать новый сертификат необходимо нажать "Новый сертификат". Откроется карточка нового сертификата:

2020-05-06_14-28-23

Описание полей карточки сертификата:

Наименование сертификата – название сертификата, например "Сертификат на 1000 рублей".

Номинал Р – это сумма покупок, которую пациент сможет оплатить сертификатом. Номинал сертификата не зависит от цены, по которой он будет продан пациенту. Например, Вы можете установить номинал сертификата равный 10 000 рублей, но продать его за 9000 рублей или другую сумму.

Срок действия – срок действия период времени в течении которого сертификат будет действителен. После истечения срока действия оплатить услуги сертификатом будет нельзя. Если срок не указан, сертификат считается бессрочным.

Сертификат доступен для продажи – если галочка установлена, сертификат можно продать пациенту с помощью документа "Визит". Если галочка не установлена, то сертификат не доступен для продажи (но можно продолжать оплачивать услуги уже проданными, но не использованными до конца сертификатами).

Свернуть

Продажа сертификата

Продать сертификат клиенту можно только с помощью документа "Визит".

Чтобы добавить сертификат в визит нужно нажать рядом с кнопкой "Товар" нажать на Стрелка  и из списка выбрать "Сертификат".

2020-05-06_14-32-32

В строчке "Сертификат" необходимо заполнить все поля для того чтобы его продать.

- уникальный номер проданного сертификата. Например, если в справочнике "Подарочные сертификаты" заведен тип сертификата "Сертификат на 1000 рублей", то пациентам могут быть проданы сертификаты "Сертификат на 1000 рублей №1", "Сертификат на 1000 рублей №2","Сертификат на 1000 рублей №3" и т.д. Номер сертификата можно заполнить вручную. Если поле "№ сертификата" оставить пустым, оно будем автоматически заполнено системой.

Сертификат - тип сертификата. Тип нужно выбрать из справочника "Сертификат", начав вводить в поле первые буквы наименования сертификата. Выбрать для продажи можно только те сертификаты, которые помечены как доступные для продажи в справочнике "Подарочные сертификаты".

Продавец – указывается, кто продал сертификат. В случае если администраторы или врачи клиники получают зарплату с продажи подарочных сертификатов, в поле "продавец" можно указать сотрудника, который продал сертификат пациенту.

Цена – стоимость сертификата для пациента. Подставляется из карточки сертификата. Может быть изменена вручную.

Скидка – по умолчанию равно 0%, но может быть изменена вручную (В примере ниже скидка на стоимость сертификта установлена - 50%)

После заполнения всех полей, визит будет выглядеть следующим образом:

2020-05-06_14-35-29

Для оформления факта оплаты денег пациентом за подарочный сертификат нужно нажать на кнопку "Оплатить", аналогично тому как это делается при оказании пациенту услуг и продаже товаров.

Свернуть

Оплата услуг сертификатом

После того как подарочный сертификат продан пациенту, этот сертификат можно использовать для оплаты услуг при оформлении визита пациента.

Чтобы оплатить сертификатом визит, нужно указать услуги, которые получил пациент. Далее выбрать кассу "Оплатить сертификатом", указать номер подарочного сертификата, которым будет произведена оплата, и сумму, которую нужно списать с сертификата и далее нажать кнопку "Оплатить".

После первого использования сертификата пациенто, он за пациентом закрепится, и в следующий раз при указании этого пациента в визите, появится информация об имеющихся неиспользованных сертификатах пациента.

Свернуть

Статусы подарочных сертификатов

После того как подарочный сертификат был продан пациенту, ему присваивается один из статусов:

"Используется" - по умолчанию присваивается всем подарочным сертификатам в момент продажи пациенту.

"Использован" - автоматически присваивается подарочным сертификатам, по которым были израсходованы все предусмотренные сертификатом деньги.

"Просрочен" - статус автоматически присваивается, если подарочный сертификат еще не использован до конца, но уже истек срок его действия.

"Аннулирован" - любой подарочный сертификат можно вручную аннулировать (например, в случае его утери и замены). Аннулировать подарочный сертификат можно в истории движений по сертификату.

Свернуть

Скидки и бонусы

Скидки и бонусы в клинике

В Денте есть возможность ведения учета накопительных, бонусных и дисконтных карт, а также проведения различных акций  для пациентов клиники.

Данный функционал позволяет руководителю клиники легко настраивать и быстро менять:

скидки:

  • накопительные
  • прогрессивные, когда величина скидки зависит от суммы конкретного чека: чем больше сумма, тем больше скидка; можно использовать для того, чтобы пациент купил больше услуг за одно посещение
  • специальные, предоставляемые определенным категориям пациентов (сотрудникам, чиновникам, партнерам, школьникам, студентам, пенсионерам и т. д.)
  • сезонные, на определенные услуги
  • распродажи (временные скидки на определенные товары и услуги)
  • скидка часа, дня недели

бонусы:

  • начисляемые с каждого визита. Могут быть использованы для полной или частичной оплаты последующих покупок
  • за конкретную услугу, товар и т. д
Свернуть

Сгорание бонусов


Для списания бонусов надо включить чек-бокс в разделе “Скидки и бонусы”.

После нажатия откроется модальное окно: 



В модальном окне необходимо установить: 

  • Дату списания
  • С какой периодичностью (кратную месяцу) списывать бонусы.
  • Бонусы за какой период оставить у клиента после списания.

Настроенное списание будет отображаться в переключателе: 



Кейс: 

Настройки: Дата списания 12 числа каждого 3 месяца. Списывать бонусы начисленные за 7 дней до даты списания. 

Вид переключателя и даты списания: 

  • 1 января: Бонусы, начисленные до 5 марта, спишутся 12 марта. 
  • 13 марта: Бонусы, начисленные до 5 июня, спишутся 12 июня. 

У салонов, объединенных в консолидированную сеть настройки применяются ко всем салонам сразу. 

Напоминания



Для уведомления клиентов о списании бонусов появилось новое напоминание. 

В напоминании можно задавать за какое количество дней до момента списания надо предупреждать клиентов.

Свернуть

Начало работы с бонусами и скидками

  • Для того чтобы вести учет по бонусной и скидочной системе, необходимо завести все виды акций стоматологической клиники в разделе "Продажи – Бонусы и скидки".

  • В клиентской базе, пациентам присвоить номера  имеющихся дисконтных карт, чтобы на них происходило начисление бонусов и накопительных скидок. Также, в визите пациенту можно присвоить номер дисконтной карты.

  • После того как бонусы и скидки созданы, с помощью визитов пациентам будут начисляться бонусы и накопительные скидки на дисконтную карту,  а также клиенты будут получать скидки, которые действуют в клинике на данный момент.

  • Визит пациентам можно оплатить с помощью накопленных бонусов или использовать действующую скидку клиники или накопленную скидку клиента.

Свернуть

Создание скидок и бонусов

Все виды акций – бонусы и скидки – заводятся в разделе "Продажи - Скидки и бонусы".

Справочник "Скидки и бонусы" выглядит следующим образом:

2020-05-06_14-54-52

В данном справочнике уже заведены примеры акций по бонусам и скидкам. Они находятся в состоянии  выключено. Если у Вас в стоматологической клинике такие акции есть, то их можно активировать  и настроить под Вашу клинику. Также, здесь созданы скидки: произвольная и персональная. Они находятся в состоянии включено. 

Произвольная скидка – скидка, предоставляемая пациенту в момент оформления визита.

Персональная скидка – скидка, предоставляемая конкретному пациенту на все виды услуг, категории товаров, сертификатов и абонементов клиники. Персональная скидка настраивается через справочник "Пациенты" в разделе "Продажи".

Персональную и произвольную скидки также можно выключить.

Описание столбцов справочника "Бонусы и скидки":

Наименование – наименование скидок, бонусов. Например, "Бонус 10% при покупке на 1000 рублей и более".

Скидка или бонус – вид акции.

Размер – величина (диапазон) предоставляемой скидки или бонуса.

Активен – значение в столбце определяет действует ли скидка (бонус) в клинике.

Количество визитов – определяет количество визитов, в которых была начислена скидка (бонус).

Сумма покупок – стоимость услуг, в которых была использована скидка (бонус).

Сумма скидок (бонусов) – сумма предоставляемых скидок (бонусов).

Чтобы создать новый бонус необходимо в справочнике "Скидки и бонусы" нажать "Новый бонус". Откроется форма для создания бонуса:

2020-05-06_14-56-28

2020-05-06_14-56-44

Описание полей карточки бонуса:

Наименование – название бонуса. Например, "Бонус 10% при покупке на 1000 рублей и более".

Бонус активен – если поставаить галочку "бонус активен" данный бонус можно будет начислять.

Бонус (фиксированный, зависит от суммы визита, зависит от суммы накоплений) - сумма бонуса может расчитываться от размера покупки пациента или иметь фиксированное значение (например, для проведения акции "Совершите покупку на 1000 Р и получите 500 Р на счёт!"). 

Бонус зависит от типа продажи – если галочка не установлена, бонус действует на все виды продаж: товары, услуги, абонементы и сертификаты.

Бонус начисляется при покупке определенных  товаров и услуг – если вы хотите, чтобы бонус начислялся только при покупке определённых товаров (услуг), то укажите товары и услуги, при покупке которых будет начисляться бонус.

Бонус  действует ограниченный период  – если вы хотите, провести временную акцию (например, "Только до 8 марта бонус 50%"), установите период действия акции.

Бонус действует в определенное время и день недели – если вы хотите, чтобы бонус действовал только в определённые часы или дни (например, "При визите в будни до 12.00 - дополнительная скидка 10%"), поставьте галочку и установите время действия бонуса.

Бонус действует для определенной категории пациентов – если вы хотите, чтобы бонус действовал для определённой категории пациентов , установите необходимые категории.

Действует ли бонус при онлайн-записи пациента - в данном пункте можно указать при каких условиях будет действовать бонус в зависимости от того, как записался пациент.

Чтобы создать новую скидку необходимо нажать "Новая скидка". Откроется форма для создания скидки:

2020-05-06_14-57-53

2020-05-06_14-58-04

Наименование – название скидки. Например, "Накопительная скидка по карте от 1% до 10%".

Скидка активна – если поставаить галочку "скидка активна" данную скидку можно будет использовать.

Скидка (фиксированная, зависит от суммы визита, зависит от суммы накоплений) - сумма скидки может расчитываться от размера покупки пациента или иметь фиксированное значение (например, для проведения акции "Совершите покупку на 1000 Р и получите 500 Р на счёт!").

Скидка зависит от типа продажи – если галочка не установлена, скидка действует на все виды продаж: товары, услуги, абонементы и сертификаты.

Скидка начисляется при покупке определенных  товаров и услуг – если вы хотите, чтобы скидка начислялась только при покупке определённых товаров (услуг), то укажите товары и услуги, при покупке которых будет начисляться скидка.

Скидка действует ограниченный период  – если вы хотите, провести временную акцию (например, "Только до 8 марта скидка 50%"), установите период действия акции.

Скидка действует в определенное время и день недели – если вы хотите, чтобы скидка действовала только в определённые часы или дни (например, "При визите в будни до 12.00 - дополнительная скидка 10%"), поставьте галочку и установите время действия скидки.

Скидка действует для определенной категории пациентов – если вы хотите, чтобы скидка действовала для определённой категории пациентов, установите необходимые категории.

Скидка начисляется только при наличии дисконтной карты – если вы хотите, чтобы скидка действовала для пациентов c бонусной картой, установите эту галочку.

Действует ли скидка при онлайн-записи пациента - в данном пункте можно указать при каких условиях будет действовать скидка в зависимости от того, как записался пациент.

Свернуть

Начисление бонусов и скидок пациенту

Начисление бонусов происходит после создания и сохранения Визита в Денте. Накопительная скидка начинает действовать для пациента после оплаты и сохранения Визита. Действующие скидки клиники, такие как "Скидка 5% на все услуги с 12:00 до 15:00 в будни" – проставляются в Визите автоматически.

Рассмотрим пример. Предположим, в стоматологической клинике действуют акции:  "Бонус 10% при покупке на 1000 рублей и более" и "Накопительная скидка по карте от 1% до 10%". Начнем создавать Визит по пациенту, у которого уже есть дисконтная карта (ее номер и размер персональной скидки по ней настраиваются в карточке пациента и указаны в правом верхнем углу Визита). 

Нажав на величину скидки в поле "Скидка", Вы можете просмотреть все доступные пациенту скидки и бонусы, действующие для данной услуги (товара). Пациенту будут предоставлены те скидки и бонусы, которые отмечены галочками. В нижней части Визита указано, сколько бонусов будет начислено на дисконтную карту пациента после сохранения Визита.

2020-05-06_16-06-24

После сохранения Визита в области "Оплата" обновится информация по пациенту: будет указана общая сумма его покупок и количество бонусов на его дисконтной карте.

2020-05-06_16-10-17

 

Для просмотра истории операций по дисконтной карте пациента нажмите на остаток бонусов в Визите:

2020-05-06_16-15-43

либо в карточке пациента кликните по сумме покупок или остатка бонусов:

2020-05-06_16-16-45

Во всех случаях откроется окно истории дисконтной карты, где указаны действующие по ней скидки, информация о покупках, подробная статистика по бонусам и скидкам:

2020-05-06_16-19-52

Свернуть

Использование бонусов и накопительной скидки при оплате услуг пациентом

После того, как пациент накопил бонусы или скидки, он может их использовать в счет оплаты товаров и услуг.

Для этого оформите Визит, указав услуги, которые получил пациент. Далее в области оплаты выберите кассу "Оплатить бонусами" в поле выбора вариантов оплаты, введите номер дисконтной карты пациента и сумму списываемых с нее бонусов, после чего нажмите кнопку "Оплатить". После сохранения Визита бонусы будут списаны с карты:

2020-05-06_16-55-05

2020-05-06_16-56-40

Если у пациента есть накопительная скидка, то она будет автоматически проставляться в Визите при указании услуг.

2020-05-06_16-57-42

Анализ движений по бонусам и скидкам

Проанализировать движения по скидкам и бонусам можно с помощью отчета "Отчета по продажам" в разделе "Продажи".

Свернуть

Работа с пациентами

Управление категориями пациентов

Удобная работа с базой пациентов клиники позволяет не только обеспечить каждому пациенту подход в соответствии с его особенностями и привычками, но и взаимодействовать с соответствующими целевыми группами.

Сервис Дента позволяет разбивать пациентов по статусу (VIP-клиент, черный список). Есть возможность включать пациента в список должников или «кидал» – тех, кто часто записываются, но не приходят. Вы можете руководствоваться любым принципом распределения пациентов на категории.

После присвоения пациентам категории вы на их основе сможете анализировать продажи клиники или проводить маркетинговые акции с помощью SMS-рассылок.

Чтобы начать работать с категориями пациентов, нам нужно зайти в раздел «Продажи» в Справочник «Категории пациентов».

2020-05-06_17-05-53

 

Когда вы создадите категории, вы сможете назначить пациенту одну или несколько категорий в карточке пациента:

2020-05-06_17-10-06

2020-05-06_17-10-40

или в Визите в самом расписани:

2020-05-06_17-08-31

2020-05-06_17-09-13

Свернуть

План лечения - создание

Для создания нового плана лечения перейдите в справочник пациентов, он находится в разделе “Продажи”.

2020-05-06_17-14-36

Нажмите на имя пациента, которому требуется создать план лечения. На открывшейся странице перейдите в “План лечения”.

Для создания нового плана лечения нажмите на кнопку “+” на левой панели:

2020-05-06_17-15-20

После нажатия на кнопку, вам откроется конструктор плана лечения.

2020-05-06_17-19-01

Введите необходимые данные:

  • в шапке плана лечения введите его название
  • выберите дату создания плана лечения
  • добавьте товары и услуги к плану лечения, аналогично, как при создании визита

После ввода нажмите на кнопку “Сохранить”, чтобы изменения вступили в силу. Если план лечения одобрен, то можно присвоить параметр “План принят в работу”, в таком случае, если в визите содержится услуга или товар из плана лечения она автоматически учтется.

На изображении показан вид уже заполненного плана лечения:

2020-05-06_17-22-52

  • для удаления услуг или товаров из списка, нажмите на “крестик” напротив наименования.

Созданный план можно напечатать или сохранить в виде текстового файла, для этого нажмите на кнопку принтера в левом-нижнем углу плана лечения:

2020-05-06_17-29-03

Если нажать на галочку в правой части кнопки, можно выберать необходимые параметры печати, дибо сохранить файл в электронном виде. в формате *.docx( Microsovt Word) кликнув на иконку 2020-05-06_17-35-22:

2020-05-06_17-29-56

 

Напечатанный план лечения будет иметь следующий вид:

2020-05-06_17-36-44

Свернуть

План лечения - справочник

Для просмотра всех существующих планов лечения вы можете воспользоваться специальным справочником, он находится в разделе меню - “Продажи”.

2020-05-06_17-38-32

Для просмотра и редактирования плана лечения - нажмите на наименование в данном списке. Для удаления плана лечения - нажмите на крестик напротив наименования плана лечения.

Свернуть

План лечения - зубная формула

Для полноценной работы стоматологических клиник и кабинетов, для удобства использования системы, в Денту - интегрирована “зубная формула”. Она позволяет в интерактивной визуальной форме хранить в системе данные о состоянии зубов, десен,  корней, каналов… В любой момент времени в визите клиента можно увидеть сводную информация по его зубам. “Зубная формула” располагается в карточке клиента. Чтобы перейти в карточку больного, на странице системы Дента, нажмите на кнопку “Продажи”, в появившемся меню выберите “Пациенты”.

Страница справочника имеет следующий вид:

2020-05-06_17-42-41

Найдите интересующего Вас пациента и нажмите на его ФИО или иконку редактирования карточки:

2020-05-06_17-54-22

Вам раскроется карточка пациента, для использования зубной формы перейдите в раздел “История болезни”:

2020-05-06_17-58-05

В визите нажмите на кнопку “Зубная формула”:

2020-05-06_18-11-23

2020-05-06_18-14-40

Возможности и принцип работы

Формула позволяет хранить изменения и состояние зубной полости по каждому клиенту. После окончания визита данные о процедурах и все изменения сохраняются в зубной формуле. В любой момент времени вы будете видеть актуальную информацию о состоянии здоровья пациента.

Для начала работы с зубной формулой необходимо выбрать зуб и предоставленных, либо десну, часть зуба, в зависимости от Вашего выбора - в правой части экрана появляются диагнозы. Если пациент ребенок - выберите “Молочный прикус”.

b82 

Рассмотрим подробнее составляющие для каждого зуба в зубной формуле:

b83
  1. Кость - выделена на изображении светло-розовым.
  2. Десна - имеет красный, бордовый оттенок.
  3. Зубной канал - ярко-розовый цвет.
  4. Корень зуба - белый цвет, переходит в десну и кость
  5. Коронка зуба - белый цвет, затрагивает десну
  6. Эмаль и фиссура(в центре) зуба - разделена на 5 частей, изображена в форме круга.
  7. Номер зуба


Свернуть

Печать документов плана лечения, зубной формулы и истории болезни

Для перехода в карточку пациента следуйте инструкции:

Раскройте меню “Продажи”, выберите пункт меню “Пациенты”:

Выберите нужного пациента в справочнике (быстрый поиск возможен при помощи фильтров) и кликните на его ФИО или иконку редактирования карточки:

2020-05-06_18-18-57

Печать плана лечения

В нижней части блока плана лечения располагается кнопка печати:

2020-05-06_18-25-16

Нажмите на кнопку и вам откроется окно выбора действий:

2020-05-06_18-26-34

Для скачивания документа нажмите на иконку файла, если необходимо напечатать план лечения, то в поле ввода укажите количество экземпляров для печати:

2020-05-06_18-26-44

Нажмите на кнопку “Печать” и вам откроется окно настроек:

На изображении показана страница печати в браузере Chrome:

2020-05-06_18-27-24

В случае необходимости выберете нужный принтер:

2020-05-06_18-27-53

 

После внесения дополнительных параметров нажмите на кнопку “Печать”.

Напечатанный план лечения будет иметь следующий вид:

2020-05-06_18-28-46

В документе указываются данные о пациенте, клинике, лечащем враче, услугах и товарах, которые требуется оказать и расчет оказания услуг.

Печать зубной формулы

Для печати зубной формулы в карточке пациента зайдите на страницу с историей болезни:

b92 

В конце страницы находится кнопка печати, нажмите на иконку “принтера ”, для выбора параметров:

b88 

Для печати зубной формулы выберите документ “Форма 043У”, для его скачивания нажмите на иконку документа, для печати нажмите на соответствующую кнопку:

2020-05-06_18-33-42

Напечатанный документ будет содержать стандартную историю болезни выбранного пациента, зубная формула будет отображаться в таком виде:

b89 

b90 

Зубную формулу в документе можно разделить на 3 блока:

  • Зубная формула

  • Легенда с расшифровкой сокращений

  • Таблица состояний зубов при осмотре

Если зуб поврежден или имеет состояние, то возле него в зубной формуле отображается карточка, каждая ячейка которой содержит сокращение(состояние и поверхность, исключая здоровые зубы).

Расшифровка всех обозначений располагается в таблице - легенде. Таблица с расшифровками содержить только те обозначения, которые были использованы в зубной формуле для данного пациента.

Свернуть

Скидка для плана лечения

Добавление скидки для плана лечения

Для каждого плана можно задать скидку двумя способами:

Общая скидка для всех наименований:

2020-05-06_18-52-15

Скидка для каждого товара:

2020-05-06_18-52-42

Если установить скидку для каждого товара, то в блоке с итоговой суммой будет показана средняя скидка, а итоговая сумма покажет необходимую сумму к оплате.

Свернуть

Законный представитель

При первичной записи пациента вы можете заполнить ФИО законного представителя в визите. 

Можно выбрать его из существующих пациентов или добавить нового. Добавленный представитель сохраняется как отдельный пациент и в карточке основного пациента визита. 

В карточке пациента вы можете внести дополнительные данные о законном представителе: 



Доступные поля: 

  • Телефон - выводится в визите и расписании

  • Отношение к пациенту - возможные значения подставляются из справочника минздрава.

  • Документ на право представлять пациента - поле для свободного заполнения

  • Удостоверение личности - набор данных для заполнения информации о документах представителя

Заполненные здесь данные также отображаются в собственной карточке представителя как пациента.

Представителей можно добавить сколько угодно, всегда должен быть выбран один представитель, именно он по умолчанию отображается в визите или расписании. 

Свернуть

Отчеты

Виды отчетов

Как анализировать продажи в Денте?

Для анализа продаж в Денте существует Отчет по продажам, который доступен в разделе «Продажи» - «Отчеты».

Отчет по продажам позволяет получить данные по продажам клиники в нескольких разрезах:

  • Сводный отчет – сводная информация по продажам (сумма продаж, себестоимость, прибыль) за выбранный период времени. Сводный отчет позволяет получить ответ на вопрос «Какую сумму составила выручка, себестоимость, прибыль клиники за определенный период времени?»
  • Продажи по услугам, товарам – позволяет получить информацию по продажам конкретных услуг или товаров. С помощью этого отчета можно сравнить динамику продаж нескольких услуг или товаров, а также получить информацию по продажам одной конкретной услуги или товара.
  • Продажи по врачам – позволяет получить информацию о том, какой объем услуг и товаров был продан конкретным сотрудником клиники. Данный отчет также позволяет сравнить динамику продаж по нескольким специалистам.
  • Продажи по пациентам -  позволяет получить информацию о том, какой объем услуг и товаров были оказаны конкретному пациенту. Данный отчет также позволяет сравнить динамику продаж по нескольким пациентам.
  • Продажи по категориям – позволяет получить информацию по продажам категорий товаров или услуг. Например, сравнить динамику продаж по категориям услуг «Хирургия» и «Терапия».
  • Отчет по услугам ДМС - содержит консолидированную информацию по услугам ДМС (данные по страховой компании, пациенту, услуге и врачу) по компаниям за период времени.

Отчет сопровождает график, позволяющий наглядно оценить динамику продаж в клинике за указанный период времени.

Пример отчета по продажам:

2020-05-06_18-58-49

2020-05-06_18-59-03

 

Описание параметров отчета

Период отчета с.. по.. – период времени, за который будет сформирован отчет.

Группировать - способ группировки данных в отчете. Вы можете использовать следующие виды группировки:

  • по дням - каждой строке отчета соответствует один день;
  • по неделям - каждой строке отчета соответствует одна неделя; 
  • по месяцам - каждой строке отчета соответствует один месяц;  
  • по кварталам - каждой строке отчета соответствует один квартал;  
  • по годам - каждой строке отчета соответствует один год.

Пример отчета с группировкой по дням:

2020-05-07_15-45-42

Пример отчета с группировкой по месяцам:

2020-05-07_15-46-39

Разбить по - выбор вида отчета:

  • Сводный отчет,
  • Продажи по товарам/услугам,
  • Продажи по врачам,
  • Продажи по пациентам,
  • Продажи по категориям.

Подробное описание каждого из перечисленных видов отчета смотрите ниже.

Показывать - выбор отображаемых в отчете данных:

  • Себестоимость - себестоимость услуг (товаров), включая материалы и зарплату специалистов;
  • Оплата - способ оплаты услуг (товаров): наличный расчет, безналичный расчет, сертификаты, бонусы;
  • Прочее - дополнительная информация в отчете: количество визитов, средняя сумма чека, скидки.

Фильтры - дополнительные параметры, которые позволяют получить отчет не по всем данным, а только по их части. Например, по конкретной услуге, по нескольким врачам или пациентам и пр. Если фильтры не используются, в отчет попадут все данные по продажам за указанный период.

В отчете доступны следующие фильтры:

2020-05-07_15-50-45

  • Пациент – выбор отдельных пациентов, данные по которым попадут в отчет.
  • Наименование/категория – выбор категорий услуг (товаров), а также отдельных видов товаров и услуг, по которым будет сформирован отчет. Например, категория услуг "хирургия", услуга "прием терапевта", товар "бинт".
  • Врач – выбор одного или нескольких сотрудников клиники, по которым будет сформирован отчет.
  • Категории пациентов - выбор одной или нескольких категорий пациентов, данные по которым попадут в отчет.
  • Карта - выбор номеров дисконтных карт, по которым будет сформирован отчет.
  • Тип скидки/бонуса - выбор типа используемой при оплате скидки или бонуса, данные по которым попадут в отчет. 
  • Сотрудник, создавший предварительную запись – выбор одного или нескольких сотрудников, добавивших в расписание предварительную запись, по которым будет сформирован отчет.
  • Сотрудник, оформивший визит - выбор одного или нескольких сотрудников, оформивших визит пациента, по которым будет сформирован отчет.
  • Вид продажи - выбор, попадут в отчет данные только по продажам товаров, только по продажам услуг, только по продаже сертификатов либо по всем продажам. Если ни одна галочка не установлена, в отчет попадут данные по всем продажам, включая товары, услуги, сертификаты.
  • Вид оплаты - выбор, попадут в отчет данные только при расчете наличными, только при безналичном расчете, только при оплате сертификатами, только при оплате бонусами либо при оплате всеми из перечисленных способов. Если ни одна галочка не установлена, в отчет попадут данные при оплате любым способом.

Чтобы задать фильтр, начните вводить в поле наименование (например: фамилию врача, пациента, название товара, услуги, категории и т.п.), после чего выберите подходящий вариант из предложенного списка. Вы также можете нажать на 2020-05-07_15-49-43 и выбрать наименование из соответствующего справочника.

Кнопка Сформировать позволяет сформировать отчет по продажам в соответствии с указанными параметрами и фильтрами. 

Вы можете получить следующие виды отчета по продажам. 


Свернуть

Сводный отчет

Сводный отчет содержит консолидированную информацию по продажам клиники (сумма продаж, себестоимость, прибыль) за период времени.

Пример отчета:

2020-05-07_15-59-53

В отчет попадают все неудаленные продажи (документы «Визит») за указанный период времени. В столбце «Себестоимость» указана себестоимость проданных товаров, затраты на материалы и зарплату.

Отчет сопровождает график, позволяющий наглядно оценить динамику продаж в клинике за указанный период:

2020-05-07_16-00-15

При нажатии на значение в столбце «Дата», открывается отчет с детальной информацией по соответствующей дате:

2020-05-07_16-00-40

Из этого отчета можно перейти в конкретный документ «Визит» или открыть карточку товара, услуги, пациента или сотрудника.

Свернуть

Продажи по услугам, товарам

Отчет позволяет получить информацию по продажам конкретных услуг или товаров(в том числе абонементов и сертификтов). С помощью этого отчета можно сравнить динамику продаж нескольких услуг или товаров, а также получить информацию по продажам одной конкретной услуги или товара.

Пример отчета:

2020-05-07_16-13-20

2020-05-07_16-13-52

Отчет сопровождает график, позволяющий наглядно сравнить динамику продаж по выбранным услугам или товарам:

2020-05-07_16-12-37

При нажатии на значение в столбце «Дата», открывается отчет с детальной информацией за соответствующий период: 

2020-05-07_16-11-43

Из этого отчета можно перейти в конкретный документ «Визит» или открыть карточку товара, услуги, пациента или сотрудника.

Свернуть

Продажи по врачам

Отчет позволяет получить информацию о том, какой объем услуг и товаров были проданы конкретным сотрудником клиники. Отчет также позволяет сравнить динамику продаж по нескольким врачам. 

Пример отчета:

2020-05-07_16-16-57

В отчете приведена информация по продажам услуг, оказанных тем или иным специалистом.

Отчет сопровождает график, позволяющий наглядно сравнить динамику продаж по выбранным специалистам:

2020-05-07_16-17-43

При нажатии на значение в столбце «Дата», открывается отчет с детальной информацией за соответствующий период: 

2020-05-07_16-18-08

Из этого отчета можно перейти в конкретный документ «Визит» или открыть карточку товара, услуги, пациента или сотрудника.

Свернуть

Продажи по пациентам

Отчет позволяет получить информацию о том, какой объем услуг и товаров были оказаны конкретному пациенту. Отчет также позволяет сравнить динамику продаж по нескольким пациентам. 

Пример отчета:

2020-05-07_16-28-34

В отчете приведена информация по продажам услуг и товаров по выбранным пациентам.

Отчет сопровождает график, позволяющий наглядно сравнить динамику продаж по выбранным пациентам:

2020-05-07_16-29-04

При нажатии на значение в столбце «Дата», открывается отчет с детальной информацией за соответствующий период: 

2020-05-07_16-29-46

Из этого отчета можно перейти в конкретный документ «Визит» или открыть карточку товара, услуги, пациента или сотрудника.

Свернуть

Продажи по категориям

Отчет позволяет получить информацию по продажам категорий товаров или услуг. Например, сравнить динамику продаж по категориям услуг «Хирургия» и «Терапия».

Пример отчета:

2020-05-07_16-32-47

2020-05-07_16-33-10

В отчете приведена информация по продажам услуг и товаров выбранных категорий.

Отчет сопровождает график, позволяющий наглядно сравнить динамику продаж по выбранным категориям услуг и товаров:

2020-05-07_16-33-41

При нажатии на значение в столбце «Дата», открывается отчет с детальной информацией за соответствующий период: 

2020-05-07_16-34-02

Из этого отчета можно перейти в конкретный документ «Визит» или открыть карточку товара, услуги, пациента или сотрудника.

Свернуть

Анализ движений по сертификату

Для мониторинга движений по проданным сертификатам предназначен отчет "Проданные подарочные сертификаты", который находится в разделе "Продажи":

2020-05-07_16-36-51

По умолчанию в отчете перечислены все проданные клиникой подарочные сертификаты. С помощью фильтра можно отобразить в таблице данные за конкретный период, по конкретному типу подарочного сертификата, по пациенту и статусу подарочного сертификата.

При нажатии на название подарочного сертификата, откроется окно с историей движений по сертификату:

2020-05-07_16-38-28

Свернуть

Отчет по услугам ДМС

Отчет по услугам ДМС содержит консолидированную информацию по услугам ДМС (данные по страховой компании, пациенту, услуге и врачу) по компаниям за период времени.

Пример отчета:

2020-05-07_16-39-38

Для формирования отчёта по услугам ДМС необходимо выполнить следующие шаги.

 

Шаг 1. Заведение страховых компаний.

Занесите все страховые компании в справочник “Страховые компании” в разделе “Продажи”, где для каждой страховой компании отражаются следующие данные:

  • Название

  • Телефон

  • Контактное лицо

  • Пациентов обслуживается (количество пациентов, застрахованных в страховой компании)

  • Услуг застраховано (общее количество добавленных услуг у страховой компании)

По любой колонке таблицы можно отсортировать.

В фильтре по названию или контактному лицу можно делать поиск по части названия.

2020-05-07_16-41-07

Для того чтобы добавить страховую компанию, нажмите на кнопку “+Новая страховая компания”:

2020-05-07_16-41-55

и на открывшейся странице “Новая страховая компания” на вкладке “Общая информация” заполните следующие данные:

  • Название (Наименование)

  • Контактное лицо

  • Телефон

  • E-mail

2020-05-07_16-42-33

После этого нажмите на кнопку “Сохранить” и страховая компания появится в списке.

 

Шаг 2. Заведение услуг.

Теперь необходимо добавить данную страховую компанию и задать код услуге в карточке услуги:

2020-05-07_16-44-07

 Выбираем услугу и нажмите на псевдо-ссылку “Добавить страховую компанию”:

2020-05-07_16-47-44

Добавьте страховую компанию, нажав на кнопку “+Добавить страховую компанию” или выбрав ее из выпадающего списка страховых компаний, затем задайте для нее код страховой услуги и ее стоимость. После этого нажмите на кнопку “Сохранить”.

2020-05-07_16-51-03

К услуге можно добавить несколько страховых компаний, цен и соответствующих кодов.

Теперь добавленные услуги для страховой компании можно посмотреть на второй вкладке “Услуги страховой компании” в справочнике “Страховые компании” в разделе “Продажи”, где для каждой услуги выводятся следующие данные:

  • Код услуги в данной страховой компании

  • Наименование услуги

  • Цена услуги

2020-05-07_16-55-34

 

Шаг 3. Заполнение номера полиса и срока его действия, а также выбор страховой компании в карточке пациента.

Теперь нужно заполнить номер полиса ДМС и срок его действия, а также выбрать страховую компанию из списка в карточке пациента и нажать на кнопку “Сохранить”.

2020-05-07_17-02-21

 

Шаг 4. Заполнение стоимости услуги в визите.

Если у пациента есть не просроченный полис ДМС и страховая компания, к которой прикреплен данный пациент, покрывает страховкой оказанную в визите услугу, то в визите появляется отметка СК (страховая компания) рядом с ценой.

Если в визите указан клиент страховой компании, и заказываемая услуга покрывается страховой компанией, то в цене выводится цена страховой компании. Её можно поменять на цену по умолчанию (в этом случае услуга не попадёт в реестр страховой компании). Для этого нажмите на псевдо-ссылку с ценой в строке услуги и в открывшемся попапе выберите цену по умолчанию. В этом случае обозначение СК пропадёт, и появится стрелочка, по нажатию на которую открывается попап, в котором можно снова выбрать цену страховой компании и появится отметка СК.

2020-05-07_17-05-21

2020-05-07_17-06-27

 

Шаг 5. Формирование отчета по услугам ДМС.

Для этого зайдите в раздел “Продажи” и в подразделе отчетов выберите “Отчет ДМС”. Откроется следующая страница:

2020-05-07_17-08-37

При составлении отчета можно выбрать период времени и страховую компанию.

Для формирования отчета в Excel нужно нажать на кнопку “Скачать xls”.

Признаками добавления строки в отчет являются:

- у услуги в визите стоит не снятая отметка СК (страховая компания),

- визит в статусе “Клиент пришел”.

В файл Excel выгружаются следующие данные:

- страховая компания

- фамилия, имя, отчество пациента

- номер полиса ДМС

- даты начала и окончания услуги

- код услуги

- наименование услуги

- количество услуг

- цена

- стоимость

- код диагноза по МКБ-10

- № медицинской карты

- номер зуба

- ФИО врача

- код врача

Свернуть
Минченко Наталья,
руководитель проекта Дента
«Наш опыт показывает, что ответы на любые вопросы проще всего получить в ходе обучающего семинара с менеджером. Просто напишите на адрес support@1denta.ru, и менеджер свяжется с вами по телефону или скайпу для того, чтобы рассказать о возможностях системы и ответить на все вопросы. Семинар проводится бесплатно и занимает, как правило, 30-40 минут»

Остались вопросы?

Наша служба поддержки поможет вам!
8 (800) 550-78-21 (звонок по РФ бесплатный)
+7 (343) 227-60-01
График работы технической поддержки:

В будни 08:00 до 19:00
В выходные 08:00 до 18:00
по московскому времени
 
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.