Центр технической поддержки

Всё, что необходимо знать о работе в системе управления стоматологической клиникой "Дента"

Сотрудники

Задачи для сотрудников

Для управления сотрудниками и распределения задач, поручений между ними, добавлен новый раздел, который позволяет создавать, редактировать и назначать задачи для работников салона(которые имеют доступ к системе). Раздел называется “Задачи”.

Создание новой задачи сотруднику

Для создания новой задачи, на стартовой странице системы Дента(страница Расписание), нажмите на иконку с галочкой в правой части экрана.s27

После клика откроется  модальное окно создания новой задачи.

s28 

Модальное окно содержит следующие поля для заполнения:

  1. Наименование задачи
  2. Описание задачи
  3. Сотрудник
  4. Дата завершения

Также существует два дополнительных поля: Комментарий (коментарий, который оставляет пользователь к задаче) и Документы (загрузите в систему документы, которые будут доступны сотруднику для работы с данной задачей).

Выбранному сотруднику на странице расписания будет доступен виджет с количеством  и наименованием задач.

s29 

При установке галочки - данная задача будет считаться выполненной

Также задачи (при свернутом календаре) можно найти в правом верхнем углу:

s30 

При нажатии, вам покажется список всех задач.

 

Просмотр существующих задач

 

Для просмотра всех задач существует справочник “Задачи”. Для перехода в данный раздел, в главном меню системы нажмите на кнопку “Сотрудники”. Далее - нажмите на кнопку “Задачи”. Справочник содержит таблицу с подробной информацией о всех задачах.

2020-05-07_18-46-49

При нажатии на название задачи, вам откроется её карточка, при необходимости вы можете их редактировать или удалять.

Задачи можно фильтровать, для этого нажмите на кнопку Фильтр. Фильтр позволяет сортировать данные по дате создания или истечения задачи, статусу(Выполнена, либо Новая), имени сотрудника или автора.

Скачивание и удаления документов из задачи

Если в задаче имеются файлы, то их можно скачать, для этого нажмите на иконку файла в карточке задачи. 

s32 

 Для удаления, нажмите на крестик, который находится в углу иконки.

Кто видит задачи?

Стандартно, личные задачи видны лишь сотруднику, которому они принадлежат. А список всех задач можно посмотреть в разделе “Сотрудники” > “Задачи”. Если вы хотите ограничить пользователю видимость всех задач, то запретите ему доступ к разделу “Сотрудники” на странице “Управление правами доступа”.

Свернуть

Заработная плата

Зарплата сотрудников в сети клиник

Сотрудникам, которые работают в нескольких клиниках одной сети, можно автоматически рассчитать зарплату сразу по всем клиникам.

Выберите клиику, в котором нужно видеть суммарную зарплату (можно сделать для каждой клиники). 

Откройте карточку сотрудника и установите чек-бокс “Работает в клинике сети”


Следующим шагом, укажите в каком еще салоне работает этот сотрудник, и какой id у него в этой клинике: 



В отчете “Расчет ЗП” вы увидите 


Начиная с сегодняшнего дня в отчете отображается зарплата из двух клиник, такие начисления обозначены знаком “?” и при наведении подсвечивается в каком салоне какие начисления были.

При переходе к подробному расчету вы увидите расчет только по текущей клинике, начисление зп также происходит только по текущей клинике, такая реализация позволяет избежать двойного начисления зарплаты.


Свернуть

Минимальная ставка

Схема устанавливается обычно вместе с процентной схемой начисления. Если проценты выше минимальной ставки, то в зарплату начисляются проценты. Если проценты ниже минимальной ставки, то происходит доначисление до минимальной ставки. 

 

 

Минимальную ставку можно установить по сменам или за месяц. 

Если минимальная ставка установлена за месяц, то начисление происходит в последний день месяца. Количество реально отработанных дней не учитывается, но происходит расчет суммы процентов. 

Процент может учитываться от продаж всех позиций, либо отдельно услуг или товаров.

Работа минимальной зарплаты с другими схемами начисления: 

 

  • Если включен чек-бокс получает процент от собственных продаж и ЗП накопленная по процентам меньше суммы минимальной ставки то начисляется минимальная ставка.

  • Аналогично за процент от продаж всего салона.

  • Если сотрудник получает фиксированную ЗП и ему установили минимальную ставку, то они суммируются, даже если не включены проценты.  Если установлены проценты, то мин ЗП начисляется если сумма процентов меньше.

  • Учитывать скидку клиенту - если включен этот чек-бокс и сумма начислений процентов меньше с учетом скидки, то начисляется минимальная ставка.

  • Процент за абонементы - если включена эта настройка и проценты за эту настройку, или за сумму настроек Процент от собственных продаж и/или продаж всего салона плюс абонементы меньше мин ЗП, то начисляем мининимальная ЗП. 

  • Процент от прибыли - если сумма меньше, то начисляем минимальную. 

 

Свернуть

Настройка схемы расчета зарплаты сотрудников

Дента позволяет настроить автоматический расчет для следующих схем оплаты труда сотрудников медицинской клиники:

  • Сотрудник получает % или фиксированную ставку от оказанных им услуг и проданных товаров. Такая схема, как правило, устанавливается для врачей, предоставляющих услуги пациентам.
  • Сотрудник получает % или фиксированную ставку от продаж всей клиники. Чаще всего такая схема оплаты труда применяется для администраторов клиники.
  • Сотрудник получает фиксированную зарплату в соответствии с установленной ставкой за час или смену. Фиксированная зарплата может комбинироваться с процентами от продаж.

Проценты и ставки могут отличаться для разных услуг, товаров и их категорий. Расчет зарплаты может выполняться как от суммы продаж, так и от прибыли клиники с учетом себестоимости товаров и использованных при оказании услуг материалов.

Схему расчета ЗП можно настроить индивидуально для каждого сотрудника в его карточке на вкладке "Схема расчета ЗП". Даная вкладка выглядит следующим образом:

2020-05-08_13-01-25

Описание настроек схемы расчета зарплаты:

Схема расчета ЗП действует с - дата начала действия автоматического расчета заработной платы сотрудника. Дату можно установить в прошлом времени или в будущем. Например, чтобы зарплата автоматически рассчитывалась с даты начала работы в системе или с первого числа следующего месяца.

Сотрудник получает % от собственных продаж - если данный вариант отмечен галочкой, то сотрудник будет получать % от оказанных им услуг, проданных им товаров и сертификатов. Такая схема расчета зарплаты, как правило, устанавливается для врачей, предоставляющих услуги пациентам. При оформлении визита сотрудник должен быть указан в качестве врача.

2020-05-12_21-28-29

При наведении курсора мышки отображается полная Фамилия и инициалы:

2020-05-12_21-28-36

Сотрудник получает % от продаж всей клиники - если данный вариант отмечен галочкой, то сотрудник будет получать % от суммы всех визитов, которые он оформил. Такая схема расчета зарплаты, как правило, устанавливается для администраторов. При оформлении визита сотрудник должен быть указан в качестве автора данного документа:

2020-05-12_21-34-39

Сотрудник получает фиксированную зарплату - если данный вариант отмечен галочкой, то сотруднику будет начисляться фиксированная сумма в соответствии с установленной для него ставкой за час или смену. Данные о фактически отработанных часах берутся из графика работы сотрудника. Фиксированная зарплата может комбинироваться с процентами от продаж.

Учитывать скидку пациенту при расчете ЗП - если данный вариант отмечен галочкой, то зарплата сотрудника будет рассчитываться от суммы визита с учетом скидок, сделанных в визите пациенту. Если галочка не установлена, то заработная плата сотрудника будет всегда считаться от суммы визита без учета скидок.

Рассчитывать ЗП не от суммы продажи, а от прибыли - если данный вариант отмечен галочкой, то сотруднику будет начислен % не от суммы продаж, а от прибыли, полученной от оказания услуг и (или) продажи товаров. Прибыль рассчитывается следующим образом:

  • прибыль от оказания услуг - стоимость услуг минус себестоимость использованных материалов;
  • прибыль от продажи товаров - стоимость товаров минус их себестоимость.

При настройке схемы расчета заработной платы сотрудника Вы можете комбинировать различные варианты. Например, установить работнику фиксированную почасовую ставку в качестве оклада и дополнительно премировать его процентами от проданных товаров и оказанных услуг. Для минимизации издержек клиники проценты могут исчисляться не от сумм продаж, а от прибыли, и с учетом предоставленных пациентам скидок.

Если используется схема Сотрудник получает % от собственных продаж или (и) Сотрудник получает % от продаж всей клиники, то в соответствующих полях необходимо ввести стандартную величину % или фиксированную сумму в рублях, получаемую сотрудником от продажи товаров, услуг и сертификатов. Если % должен отличаться для разных товаров и услуг, включите опцию "Уточнить % на отдельные товары и услуги", и перечислите товары и услуги, для которых % отличается от стандартного. В результате, форма настройки схемы расчета ЗП может выглядеть следующим образом:

2020-05-12_21-42-56

После нажатия на кнопку "Сохранить" схема расчета зарплаты будет сохранена и начнет действовать с указанной в ее настройках даты.

Свернуть

Отслеживание, корректировка и выдача зарплаты сотрудникам

Сумму фактически заработанной каждым сотрудником зарплаты можно просмотреть в отчете "Расчет ЗП", который находится в разделе "Сотрудники":

2020-05-13_13-15-09

Пример отчета:

2020-05-13_13-20-19

В отчете показываются суммы, заработанные каждым из сотрудников, в карточках которых настроена схема расчета зарплаты. Нажав на сумму в любой ячейке таблицы можно перейти в отчет с детальной информацией по зарплате сотрудника за определенный день или весь период, например:

2020-05-13_13-21-55

С помощью кнопок под таблицей можно начислить зарплату всем сотрудникам за выбранный период или перейти в отчет "Взаиморасчеты с сотрудником":

2020-05-13_13-17-39

Отчет с детальной информацией по зарплате сотрудника выглядит следующим образом:

s41 

Данный отчет разбит на две части:

1. Расчет зарплаты сотрудника за выбранный период (верхняя таблица). Любую автоматически рассчитанную сумму можно исправить вручную, нажав на нее в столбце "% Сумма". Также из таблицы можно перейти в любой визит клиента для его просмотра или корректировки.

2. История взаиморасчетов с сотрудником за выбранный период (нижняя таблица).

При нажатии на кнопку "Начислить ЗП", автоматически рассчитанная сумма зарплаты будет начислена на лицевой счет сотрудника (т.е. будет сформирован документ "Начисление ЗП"). При этом в истории взаиморасчетов с сотрудником (нижняя таблица) появится новая строка и задолженность клиники перед сотрудником увеличится на сумму начисления.
При нажатии на кнопку "Выдать ЗП" будет сформирован документ "Расход средств" для оформления выдачи сотруднику денежных средств из кассы. При сохранении документа в истории взаиморасчетов с сотрудником (нижняя таблица) появится новая строка и задолженность клиники перед сотрудником уменьшится на сумму выданных средств.

Свернуть

Начисление зарплаты сотрудникам

С помощью Денты очень удобно работать со всеми операциями, связанными с начислением заплаты сотрудникам клиники.

Для начала работы нам нужно обратиться к документу «Начисление зарплаты». Когда мы его сохраняем, у клиники возникает задолженность перед сотрудником. Чтобы уменьшить эту задолженность, нам нужно выдать сотруднику зарплату, используя документ «Расход средств».

Перейти к документу «Начисление зарплаты» можно через общее меню «Сотрудники» – «Документы» – «Начисление зарплаты», где нажимаем кнопку «Новое начисление ЗП»:

2020-05-13_13-00-53

Форма документа «Начисление зарплаты»

2020-05-13_12-59-29

Опишем поля документа:

Номер документа. Автоматически присваивается системой при сохранении документа, для редактирования недоступен.
Дата документа, на которую документ будет сохранен в системе. Вы можете сохранить документ на любую дату, и за прошлый период, и вперед, за будущий.
Период времени, за который производится начисление зарплаты. Нужен для справочных в справочных целях, заполнять необязательно.
Комментарий — любое текстовое примечание о документе, которое нужно сохранить.
Таблица сотрудников, которым вы собираетесь начислять зарплату.
Кнопка «Печать». При нажатии на кнопку «Печать» формируется печатная форма, которую можно распечатать или сохранить на локальном компьютере.

Журнал документов «Начисление зарплаты»

Журнал документов «Начисление зарплаты» находится в разделе «Сотрудники» – «Документы» – «Начисление зарплаты». Выглядит он так:

2020-05-13_12-59-54

 

Журнал документов – это сводная таблица, в которой каждая строка соответствует одному документу «Начисление зарплаты».

Чтобы создать новый документ «Начисление зарплаты», мы нажимаем кнопку «Новое начисление ЗП».

При нажатии на заголовок столбца таблицы, подчеркнутый прерывистой линией, происходит сортировка документов по соответствующему столбцу – например, по дате или суммам начислений.

Чтобы просмотреть или отредактировать документ, достаточно кликнуть на его номер в таблице.

Чтобы его удалить, нажимаем крестик с правой стороны строки, чтобы вернуть – нажимаем круглую стрелку.

2020-05-13_13-04-58

Свернуть

Выдача зарплаты

С помощью Денты можно оформлять выдачу зарплаты сотрудникам стоматологической клиники, для этого предназначен документ «Расход денежных средств». Чтобы учет взаиморасчетов с сотрудниками был максимально корректным, при работе с данным документом мы указываем сотрудника, получающего зарплату, и статью расходов – «ЗП персонала».  

Чтобы создать новый документ, мы нажимаем на кнопку «Новый элемент» в журнале документов «Расход средств», это раздел «Финансы» или раздел «Сотрудники»:

2020-05-12_22-12-55

или

2020-05-12_22-13-16

Опишем поля документа:

2020-05-12_22-14-48

Получатель средств – сотрудник, которому выдается зарплата. Данное поле обязательно для заполнения.
Касса или расчетный счет, с которого произведена оплата. Поле, обязательное для заполнения.
Комментарий – любое текстовое дополнение к сохраняемому документу
Таблица статей расхода. Для выдачи зарплаты сотрудника необходимо указать статью «Выдача ЗП», а также указать выдаваемую сумму.
Кнопка «Печать». Когда мы нажимаем кнопку «Печать», формируется печатная форма «Расходный кассовый ордер». Ее которую можно распечатать или сохранить на локальном компьютере.

Журнал документов «Расход средств»

Журнал документов «Расход средств» находится в разделе «Финансы», это кнопка «Расход средств» на вкладке «Документы».

2020-05-12_22-12-55

Журнал документов – это сводная таблица, в которой каждая строка соответствует одному документу «Расход средств».

Чтобы создать новый документ «Расход средств», мы нажимаем кнопку «Новый расход средств».

При нажатии на заголовок столбца таблицы, подчеркнутый прерывистой линией, происходит сортировка документов по соответствующему столбцу – например, по дате или суммам начислений.

Чтобы просмотреть или отредактировать документ, достаточно кликнуть на его номер в таблице.

Чтобы его удалить, нажимаем крестик с правой стороны строки, чтобы вернуть – нажимаем круглую стрелку.

2020-05-12_22-20-06

Свернуть

Отчеты

Отчет о взаиморасчетах с сотрудником

С помощью отчетов о взаиморасчетах с сотрудниками вы сможете видеть остаток и историю взаиморасчетов с сотрудником клиники за определенный период, что обеспечивает прозрачность всех внутренних финансовых процессов. Это, в частности, начисление заплаты, выдача средств сотруднику, получение средств от сотрудника.

Посмотреть Отчет «Взаиморасчеты с сотрудником» можно, зайдя в раздел «Сотрудники».

Параметры отчета о взаиморасчетах с сотрудником

Чтобы получить отчет, вам нужно задать параметры и нажать кнопку «Сформировать».

2020-05-13_13-34-18

В графе «Сотрудники» мы пишем перечень сотрудников, информация по которым попадет в отчет. Если мы поле не заполним, отчет будет сформирован по всем сотрудникам. Для выбора сотрудника нужно начать вводить его имя или фамилию в текстовое поле, а затем выбрать из появившегося списка. Можно выбрать одного или нескольких сотрудников. Кроме того, можно выбрать нужных сотрудников из выпадающего списка.

Период отчета – дата начала и дата окончания отчета. В отчет попадут те движения по счетам сотрудников, которые относятся к данному промежутку времени.

Описание отчета «Взаиморасчеты с сотрудниками»

Данный отчет выглядит как таблица, которая сгруппирована по сотрудникам клиники. Одна строка – одно движение денежных средств на счете сотрудника, или, по сути, один документ «Приход средств», «Расход средств» или «Начисление ЗП».

Когда сохраняются документы «Приход средств» (скажем, возврат сотрудником остатка подотчетных средств) и «Начисление ЗП», это приводит к увеличению задолженности клиники перед сотрудником.

В свою очередь, создание и сохранение документа «Расход средств» (в случае выдачи зарплаты) позволяет уменьшить задолженность клиники перед сотрудником.

2020-05-13_13-35-01

Если нажать на заголовок документа (столбец «Вид документа»), вы увидите соответствующий документ «Приход средств», «Расход средств» или «Начисление ЗП» , которые доступны для просмотра или редактирования.

Отчет можно сформировать только по тем документам, которые не помечены на удаление.

Свернуть

Система отзывов и оценок для сотрудников

Подключение системы отзывов и оценок

Для того чтобы подключить систему отзывов и оценок нужно пройти в раздел "Настройки -> Онлайн-запись и приложение -> Основное".

Найти блок “Система отзывов и оценок врачей” и поставить галочку в чекбоксе "Включить систему оценок" и после этого сохранить настройки:

2020-05-13_14-25-57

С этого момента Ваши пациенты будут иметь возможность оценивать работу врачей.

Свернуть

Процесс оценки сотрудника клиентом

Процесс оценки сотрудника клиентом


При включенной системе отзывов и оценок авторизованный в онлайн-записи клиент получает возможность оценить каждый свой визит. Как подключить систему авторизации в Онлайн-записи и настроить ее Вы можете прочитать ТУТ.

Для того чтобы оценить визит нужно через меню онлайн записи перейти в профиль:



В разделе “История визитов” профиля клиента все вновь появившиеся визиты отображаются с красной кнопкой оценить, как показано на скриншоте ниже:


При нажатии на кнопку оценить открывается окно оценки в котором клиенту предлагается оценить по 5-ти бальной шкале специалиста, оказавшего услугу и администратора, который оформил визит.



Для выставления оценки клиенту необходимо выбрать количество звезд, которое будет являться его оценкой визита.

В случае когда клиент выбирает оценку 5 ему предлагается выбрать комплимент для мастера из 4 вариантов:

  • Настоящий профессионал

  • Манера общения

  • Отличная консультация

  • Внимание к пациенту

В случае когда клиент выбирает оценку 4 и ниже ему предлагается выбрать улучшения, которые он хотел бы привнести. Список улучшений состоит из 5 вариантов:

  • Профессионализм

  • Дружелюбие

  • Рабочее место

  • Знание услуг и товаров


Все описанные элементы показаны на скриншоте ниже:




После выбора комплиментов и улучшений клиент может написать отзыв в текстовом поле в нижней части окна оценок, как показано на скриншоте ниже:


После написания отзыва и нажатия кнопки отправить открывается история визитов в которой оцениваемый визит отображается со средней оценкой, которая считается как среднее между оценкой мастера и оценкой администратора.


Важно иметь в виду, что заполнение поля комментарий и выбор комплиментов и улучшений не является обязательным условием оценки визита. Если клиент не выбрал их, но оценил визит - он будет отображаться, как оцененный.


Свернуть

Отчеты об отзывах и оценках

Отчеты об отзывах и оценках.

С помощью отчетов об отзывах и оценках вы можете видеть все оценки, комплименты и отзывы, которые оставили клиенты.

Для того чтобы посмотреть отчеты нужно выбрать пункты меню “Сотрудники”, а затем в разделе отчеты выбрать “Оценки сотрудникам”.

2020-05-13_14-42-14

По умолчанию вы попадаете в раздела Таблица. В таблице отчета содержится следующая информация:

  1. Дата визита
  2. Номер визита
  3. ФИО клиента
  4. ФИО сотрудника
  5. Оценка, которую поставил клиен
  6. Комплимент, который предложил клиент
  7. Улучшение, которое предложил клиент
  8. и 9. В столбце “Участвует в формировании рейтинга” вы можете поставить галочку в чекбоксе - в этом случае оценка будет участвовать в формировании средней оценки специалиста и оценки за визит, а отзыв будет доступен для просмотра в карточке сотрудника в онлайн-записи. Если галочка в чекбоксе не поставлена, то оценка не участвует в расчете средней оценки мастера, а отзыв не будет доступен для просмотра в карточке сотрудника в онлайн-записи.

Во вкладке “График” отчета формируется график оценок каждого сотрудника:

2020-05-13_14-49-55

С помощью системы фильтров в верхней части можно задавать временной промежуток за который выводится график, выбирать нужных сотрудников и группировать по разным временным промежуткам.

В нижней части открывшейся страницы формируется таблица со средней оценкой по каждому сотруднику, количеством комплиментов, которое оставили клиенты и количетсво улучшений, которое они предложили.

 


Свернуть
Минченко Наталья,
руководитель проекта Дента
«Наш опыт показывает, что ответы на любые вопросы проще всего получить в ходе обучающего семинара с менеджером. Просто напишите на адрес support@1denta.ru, и менеджер свяжется с вами по телефону или скайпу для того, чтобы рассказать о возможностях системы и ответить на все вопросы. Семинар проводится бесплатно и занимает, как правило, 30-40 минут»

Остались вопросы?

Наша служба поддержки поможет вам!
8 (800) 550-78-21 (звонок по РФ бесплатный)
+7 (343) 227-60-01
График работы технической поддержки:

В будни 08:00 до 19:00
В выходные 08:00 до 18:00
по московскому времени
 
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.