Аудит клиники: сущность, проведение, особенности, советы и типичные ошибки

Аудит клиники представляет собой «взгляд со стороны» на деятельность медицинского учреждения и является способом получения детализированной обратной связи. В любой сфере бизнеса наличие подробной обратной связи способствует развитию и совершенствованию. Однако не все владельцы медицинских клиник проводят аудиторские проверки. Почему так происходит? Об этом расскажем в данной статье.

Важность аудита на разных стадиях развития клиники

На начальном этапе, когда клиника только открывается и процессы еще не налажены, аудит не принесет ощутимых результатов, так как нет сформированной базы для оценки. Спустя несколько лет после открытия значимость аудита может снижаться, поскольку кажется, что все работает достаточно хорошо. Узнаете себя?

Давайте рассмотрим, почему проведение аудита для клиник является необходимым, в чем его польза и как извлечь из этого процесса максимальную выгоду.

Законодательные аспекты проведения аудита клиники

В российском законодательстве отсутствует конкретная статья, обязывающая медицинские клиники проводить аудит. Однако требования к его проведению могут быть отражены в нормативных актах и документах, регулирующих стандарты качества и безопасности деятельности медицинских организаций в России.

Аудиторская проверка, включая проверку документации, способствует соблюдению законодательства и нормативных актов. Основным законодательным актом, регулирующим деятельность медицинских организаций, является Федеральный закон «О здравоохранении граждан в Российской Федерации» (№ 323-ФЗ). Этот закон содержит общие требования к качеству медицинской помощи и безопасности пациентов, но не упоминает непосредственно о необходимости проведения аудита.

Несмотря на отсутствие прямого законодательного требования, рекомендуется провести хотя бы один полный аудит клиники, чтобы минимизировать риски при проверках федеральных служб.

Значимость аудита для клиники

Аудиторская проверка способствует развитию и оптимизации работы клиники. Давайте рассмотрим это подробнее.

Повышение операционной эффективности

Аудит позволяет получить полное представление о внутренних процессах клиники, выявить неэффективные области и оптимизировать их. В рамках аудита анализируются различные аспекты: составление расписания приема, ведение медицинских карт, инвентаризация, выставление счетов и многое другое. Такая проверка выявляет проблемные зоны, где автоматизация может значительно повысить эффективность, снизить риски и сэкономить ресурсы.

Часто не замечаются мелкие нюансы, которые могут существенно влиять на работу и результаты. С другой стороны, можно не заметить важные проблемы, занимаясь деталями. Аудиторская проверка помогает выявить такие моменты и предлагает пути их оптимизации.

Улучшение качества обслуживания пациентов

Аудит является важным инструментом для оценки качества услуг и их удобства для пациентов.

Способы получения обратной связи о качестве услуг:

• Проведение опросов и изучение отзывов пациентов.
• Анализ медицинских записей и рассмотрение жалоб, если таковые имеются.
• Использование анкет, чек-листов и других форматов для сбора обратной связи.

Старший медицинский персонал, врачи и руководители клиник могут не осознавать существующие упущения в операционных процессах. И это не является их виной. Если не обеспечена возможность для пациента легко и быстро оставить отзыв или заполнить форму обратной связи, то как же выявить эти упущения? Недостатки в обслуживании и ошибки человеческого фактора часто выявляются и устраняются только в ходе аудиторских проверок.

Проведение аудита клиники

Аудит может быть полным или выборочным, охватывая проверку документации и финансовой отчетности, операционной деятельности, соответствия законодательству и другие аспекты. Независимо от типа аудита, существует пошаговый план действий.

1. Определение целей аудита: Начните с четкого определения целей и задач аудита, включая тип необходимого аудита (см. выше).
2. Определение масштаба аудита: Учитывайте размер клиники, ассортимент предоставляемых услуг и потенциальные области риска.
3. Выделение бюджета: Планируйте финансовые затраты заранее для проведения тщательного и эффективного аудита.
4. Обсуждение и утверждение сроков: Установите реалистичные сроки для всех этапов аудита, включая планирование, проведение полевых работ, анализ и подготовку отчета.

Аудит моделей платных услуг в медицинских клиниках

Ключевые области аудита:

• Выставление счетов и управление претензиями: Оцените эффективность процессов выставления счетов, включая подачу заявлений, отслеживание возмещения и управление отказами.
• Управление доходным циклом: Оцените процесс получения доходов клиники от планирования приема до сбора окончательной оплаты, выявляя неэффективности и утечку доходов.
• Соответствие документации: Проверьте соответствие медицинских записей и документации требованиям законодательства, обеспечивая надлежащее обоснование оказанных услуг.
• Соблюдение договоров страхования: Проверьте соблюдение клиникой договорных соглашений со страховыми компаниями, включая тарифные сетки, процессы предварительной авторизации и требования к подаче претензий.

Ошибки аудита: на что обратить внимание

• Персонал не принимает участия в аудите: Частая проблема, ведь сотрудники непосредственно вовлечены в работу и знают о проблемах и их решениях в отдельных областях, которые могут быть неизвестны руководству.
• Неадекватное планирование и распределение ресурсов: Планирование должно включать установленные сроки и четкое распределение обязанностей, где один человек подготавливает отчеты, а другой проверяет соответствие документации требованиям законодательства.
• Пренебрежение документированием результатов аудита: Без четкой фиксации выявленных проблем и отслеживания их решений аудит теряет свою ценность. В моменте можно решить некоторые проблемы, но для долгосрочной эффективности необходима тщательная документация.

Роль медицинской информационной системы

Медицинская информационная система позволяет в любое время просмотреть все отчеты по работе клиники, оценить эффективность каждого сотрудника, выявить слабые места и определить точки роста.

С нами сотрудничают 3700 компаний, а более 18 000 врачей выбирают нашу систему. И эти цифры продолжают расти :)

Присоединяйтесь к ведущим клиникам, а мы вам поможем!

 Попробовать бесплатно МИС SQNS

Все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра, больницы или стационара можно задать нашим менеджерам, связавшись с нами по бесплатному телефону, через соцсети или оставив заявку на сайте.