Как проводить инвентаризацию в медицинской клинике

Все организации обязаны составлять годовую бухгалтерскую отчетность и проводить инвентаризацию. Медицинские учреждения также включены в эти процедуры. В данной статье представлены основные принципы управления запасами в клинике, шаг за шагом описаны этапы инвентаризации, а также предложены советы для обеспечения бесперебойной работы.

Инвентаризация проводится для проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому состоянию организации. В ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, получить точные данные о состоянии объектов, улучшить учет имущества, оценить корректность отражения задолженности и найти возможности для сокращения расходов и снижения налоговых рисков.

Нужно ли проводить инвентаризацию

Не всегда. Ниже перечислены случаи, когда законодательство требует проведения инвентаризации. Но какие преимущества это даст конкретно вашей клинике?

«На бумаге» все может выглядеть прекрасно. Однако, чтобы выявить недостачу медицинских препаратов и расходных материалов, оценить фактическое состояние оборудования и обнаружить ошибки, не отраженные в отчетах по задолженностям, необходимо сопоставить данные документов с реальными фактами.

Почему в медицинской клинике стоит проводить инвентаризацию:

1. Обнаружение излишков или недостатка поставляемых расходников и оборудования. Лекарства и расходники имеют ограниченный срок годности, поэтому важно исключить расходы из-за просроченных материалов.
2. Оптимизация закупок. Это помогает формировать новые заказы на основе реальной картины состояния запасов медикаментов.
3. Своевременное пополнение запасов. Это предотвращает задержки в лечении, недовольство клиентов и, как следствие, снижение прибыли.
4. Соблюдение нормативных требований. Это включает ведение документации и бухгалтерского учета, учет медицинского инвентаря и фармацевтических препаратов.

Инвентаризация обязательна в следующих случаях:

• При передаче имущества в аренду, выкупе или продаже.
• В случае преобразования государственного или муниципального предприятия.
• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
• При смене материально-ответственных лиц.
• При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.
• В случае стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуаций.
• При реорганизации или ликвидации организации. Важно точно знать, что у вас есть, прежде чем принимать решения о будущем вашей компании.

Законодательством предусмотрены и другие случаи, в которых инвентаризация обязательна. Медицинские учреждения находятся под строгим контролем федеральных служб, поэтому лучше проконсультироваться с профильными юристами.

Как провести инвентаризацию в клинике

Процесс инвентаризации в медицинской клинике можно условно разделить на несколько этапов:

Первый этап: Подготовительный

На начальном этапе необходимо определить сроки проведения инвентаризации, согласовать план действий и распределить роли среди сотрудников. Важно разработать детальный график работ.

Следует определить потребности клиники в инвентаре и убедиться, что складские помещения, где хранится имущество, подготовлены к инвентаризации. Имущество необходимо упорядочить в зависимости от назначения, сроков годности и требований к хранению. Оно должно быть снабжено ярлыками и промаркировано.

Персонал, который будет участвовать в инвентаризации, необходимо проинструктировать и обучить.

Необходимо внимательно проверить и при необходимости обновить документацию, связанную с учетом имущества. Записи о поступлении и списании имущества должны быть актуальны, а документы, связанные с перемещением и ремонтом имущества, должны быть готовы к анализу.

Также следует подготовить необходимые инструменты для учета: счетные листы, сканеры штрих-кодов, Excel-таблицы и другие технические средства.

Второй этап: Фактический

В этот период проводится сама инвентаризация. Сверяется фактическое количество и состояние имущества и запасов с данными бухгалтерского учета, заполняются инвентаризационные описи.

Особое внимание необходимо уделить медицинскому инвентарю, так как клиника может обладать множеством схожих по внешнему виду и конструкции инструментов, имеющих разное предназначение. Каждый инструмент должен иметь инвентарный номер. Если номер или ярлык невозможно разместить физически, стоит воспользоваться услугами гравировщика.

Третий этап: Аналитический

На этом этапе полученные данные инвентаризационных описей сопоставляются с учетными данными, подготовленными бухгалтерией. В 99% случаев данные первичных учетных документов и инвентаризационных описей будут различаться. В таких случаях составляются ведомости и выясняются причины несоответствия данных.

Четвертый этап: Заключительный

На заключительном этапе предлагаются решения по оптимизации управления инвентарем и запасами, подводятся результаты инвентаризации и вносятся бухгалтерские записи в учетные регистры.

Дополнительные мероприятия

После завершения инвентаризации важно проводить регулярные аудиты и просматривать отчеты о запасах. Это позволяет выявить тенденции, прогнозировать будущие потребности и оптимизировать процессы заказа.

Состав инвентаризационной комиссии

В состав комиссии может входить председатель, например, главврач клиники, а также члены комиссии: главный бухгалтер, сотрудники бухгалтерии и медицинский персонал. Также могут быть приглашены специалисты для проведения инвентаризации и внутреннего аудита клиники.

Использование аутсорсинга и медицинских систем

Некоторые процессы можно передать на аутсорсинг специалистам или воспользоваться возможностями медицинской системы SQNS. Это включает настройку обмена данными с системой маркировки лекарств «Честный знак» и выбор подходящей товаро-учетной системы. Совместная работа модуля маркировки с модулем «Склад» позволяет интегрировать складские и торговые операции, автоматизировать документооборот, что устраняет необходимость в трех отдельных решениях (программа складского учета, программа для маркировки и медицинская информационная система).

С нами сотрудничают 3700 компаний, а более 18 000 врачей выбирают нашу систему. И эти цифры продолжают расти :)

Присоединяйтесь к ведущим клиникам, а мы вам поможем!

 Попробовать бесплатно МИС SQNS

Все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра, больницы или стационара можно задать нашим менеджерам, связавшись с нами по бесплатному телефону, через соцсети или оставив заявку на сайте.