Организация системы закупок в клинике

Процесс закупок в медицинской клинике охватывает приобретение необходимого для её функционирования оборудования, расходных материалов и медикаментов. При правильной организации закупочной системы клиника может получить нужные ресурсы по оптимальным ценам и условиям.

К примеру, для приобретения нового оборудования через закупочную систему проводится выбор поставщика, переговоры и заключение контракта. Система закупок также обеспечивает контроль качества товаров и услуг и их своевременное получение.

Централизованная и децентрализованная системы закупок

Выбор между централизованной и децентрализованной системами закупок зависит от управленческих путей, организации процессов и масштаба клиники.

Децентрализованная система предполагает самостоятельное управление закупками каждой медицинской клиникой: расчет потребностей, сбор заявок и формирование заказов осуществляются автономно. Заказчик сам выбирает поставщиков, условия и объемы закупок. Это позволяет гибко адаптироваться к изменениям.

Такая система особенно актуальна в условиях нестабильности поставок из-за границы и изменений законодательства. Децентрализованная организация закупок позволяет гибко корректировать процессы.

Централизованная система, напротив, более подходит крупным медицинским учреждениям с отлаженными административными процессами и штатом свыше 1000 сотрудников.

Достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной систем закупок

Централизованная система

Достоинства:

• Удобство управления закупочным процессом через единый центр.
• Снижение транзакционных расходов и рисков нарушения законодательства.
• Уменьшение технических проблем и улучшение экономических условий за счет оптовых скидок и сокращения транспортных расходов.

Недостатки:

• Требуется формирование закупочной комиссии.
• Затраты рабочего времени сотрудников.
• Необходимость планирования с учетом запасов времени.
• Возможные дополнительные финансовые вложения на обучение сотрудников и дополнительные выплаты.
• Увеличение документооборота и бюрократии.

Децентрализованная система

Достоинства:

• Быстрое удовлетворение потребностей в товарах и услугах.
• Гибкость в управлении закупками и корректировка процессов при изменении условий поставок и законодательства.
• Возможность сотрудничества с некрупными поставщиками.
• Снижение административных функций и издержек.

Недостатки:

• Риски ненадежности поставщиков.
• Увеличение рабочего времени сотрудников на организацию закупочных процессов.
• Необходимость дополнительных финансовых вложений на обучение и выплаты сотрудникам за расширение обязанностей.

Особенности отражения в работе клиники

Особенности централизованной и децентрализованной систем закупок оказывают непосредственное влияние на функционирование клиники. Централизованная система более подходит крупным учреждениям с налаженной административной структурой, тогда как децентрализованная обеспечивает гибкость и адаптивность, что важно для клиник меньшего масштаба.

Процедура закупок в клинике

Процедура закупок в медицинских учреждениях включает три основных этапа:

1. Определение потребностей: сбор заявок и формирование заказа.
2. Выбор поставщика и заключение договора.
3. Получение поставок, учет расходов и планирование будущих закупок.

Сбор заявок и формирование заказа

На первом этапе проводится анализ потребностей в расходных материалах, лекарствах и прочем оборудовании. На первый взгляд, задача кажется простой: медицинская сестра открывает ящик, проверяет наличие необходимых материалов, составляет список и оформляет заказ. В небольших медицинских учреждениях этот метод часто применяется. Однако даже здесь возможны ошибки.

Например, при визуальной проверке старшая медсестра, отвечающая за закупки, может неправильно оценить количество необходимых материалов. Если в следующем месяце число пациентов увеличится, расходников потребуется больше. В результате, из-за нехватки материалов, график приема пациентов придется сдвигать, что приведет к убыткам для клиники.

Несмотря на это, метод визуальной проверки имеет свои преимущества при внимательном подходе:

• Экономия ресурсов на контроль и учет.
• Отсутствие простоев склада при снижении спроса.
• Для маленьких клиник с небольшим оборотом, когда закупками занимается один квалифицированный специалист, этот метод является эффективным.

Выбор поставщика

Для поиска поставщика часто используется сарафанное радио среди клиентов или поставщиков. В процессе открытия клиники необходимо создавать базу контактов и проводить переговоры. В выборе поставщика многое зависит от конкретной ситуации. Если заказчику удается найти надежного поставщика с качественными товарами и конкурентными ценами, имеет смысл наладить постоянное сотрудничество. В долгосрочной перспективе это может привести к получению лучших условий (скидок, удобных сроков и т.д.).

Другим вариантом является проведение тендера, где клиника выбирает поставщика с наилучшим предложением на текущий месяц. Этот метод также имеет свои преимущества и может быть экономически выгодным. Однако рассмотрим преимущества постоянного сотрудничества.

Постоянное сотрудничество с поставщиком имеет ряд значительных преимуществ. Оно способствует развитию доверия и партнерства между клиникой и поставщиком. В бизнесе, как и в жизни, крайне важно иметь надежные отношения, в которых вас поддержат в сложной ситуации. Если в стране возникнут перебои с поставками, случайный поставщик вряд ли поспешит помочь вам закрыть потребности в расходниках и оборудовании. А вот постоянные поставщики с высокой вероятностью смогут оказать необходимую поддержку.

Учет расходов и планирование поставок

Оптимальный вариант включает полный учет расходных материалов и оборудования, включая списанные позиции. Это позволяет контролировать финансовые потоки и оптимизировать затраты, благодаря чему можно более точно планировать бюджет и значительно сократить неожиданные расходы. Такой подход способствует повышению экономической эффективности клиники.

К этому стандарту должны стремиться практически все учреждения. Исключением могут стать небольшие местные клиники, например, стоматологические с численностью до 10 сотрудников. В таких случаях учет и планирование также необходимо вести, но в более упрощенной форме. Например, можно назначить старшую медсестру ответственной за ведение дневника-отчета. Этого будет вполне достаточно.

Персонифицированное списание лекарственных препаратов и его функционирование

Вкратце, списание лекарств осуществляется в момент их выдачи или использования пациентами. Например, при предъявлении индивидуального рецепта пациенту выдается необходимое количество препарата, указанное в рецепте. Если у пациента выявлены аллергии или противопоказания, фармацевт заменяет препарат на безопасный аналог. Только после этого препарат считается списанным.

Для ведения персонализированного учета медицинский персонал делает отметки о выдаче препаратов пациентам. Для точного определения стоимости препаратов учет ведется по партиям как на уровне старшей медсестры, так и на постах (кабинетах). Наиболее простым способом учета являются штрихкоды. Упаковки с лекарственными препаратами дополнительно маркируются штрихкодами, а на всех постах (кабинетах) устанавливаются сканеры для учета.

Хотя это может показаться сложным, такой учет предоставляет множество преимуществ:

• Эффективный учет расходных материалов и затрат, что способствует лучшему планированию закупок.
• Повышение безопасности пациентов за счет уменьшения ошибок при медикаментозном лечении.
• Обоснование тарифов на медицинские услуги.

Возможности медицинской информационной системы (МИС)

В МИС SQNS предусмотрена товароучетная программа. Она работает стандартно: на балансе видны остатки на складе, а при продаже автоматически списывается препарат, расходник или СИЗ и т.д. Таким образом, всегда доступны актуальные складские остатки, и нет необходимости вести ручные подсчеты. Периодические инвентаризации можно также проводить с помощью данной программы.

С нами сотрудничают 3700 компаний, а более 18 000 врачей выбирают нашу систему. И эти цифры продолжают расти :)

Присоединяйтесь к ведущим клиникам, а мы вам поможем!

 Попробовать бесплатно МИС SQNS

Все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра, больницы или стационара можно задать нашим менеджерам, связавшись с нами по бесплатному телефону, через соцсети или оставив заявку на сайте.